Sebagai seorang pelajar, Anda tahu betapa pentingnya memiliki prestasi akademis yang kuat, namun bagaimana jika tiba waktunya untuk melamar pekerjaan atau melanjutkan pendidikan lebih lanjut? Di sinilah pentingnya surat rekomendasi. Surat rekomendasi dapat membuat perbedaan besar dalam lamaran Anda dan dapat menjadi faktor penting dalam menentukan keberhasilan Anda.
Dalam artikel ini, kami akan membahas pentingnya surat rekomendasi dan memberikan panduan komprehensif tentang cara memintanya dari profesor Anda. Baik Anda melamar magang, program pascasarjana, atau pekerjaan, surat rekomendasi yang ditulis dengan baik dapat meningkatkan peluang kesuksesan Anda.
Pentingnya surat rekomendasi
Surat rekomendasi adalah dokumen formal yang ditulis oleh seseorang yang dapat menjamin kemampuan, karakter, dan prestasi Anda. Hal ini memberikan wawasan tentang keterampilan dan pengalaman Anda, memberikan calon pemberi kerja atau institusi akademis pemahaman yang lebih baik tentang apa yang dapat Anda berikan.
Pada intinya, surat rekomendasi adalah bukti kekuatan Anda sebagai pelajar atau profesional. Jika ditulis oleh sumber yang memiliki reputasi baik, ini dapat menjadi dukungan atas kemampuan Anda, menjadikan Anda kandidat yang lebih menarik di mata pembaca.
Kami akan membahas elemen kunci agar permintaan surat rekomendasi berhasil, termasuk apa yang harus disertakan dalam email awal Anda, cara menindaklanjutinya secara efektif, dan apa yang harus dilakukan jika profesor Anda menolak permintaan Anda.
Ketahui Tujuan Anda
Sebelum Anda mulai menulis atau meminta surat rekomendasi dari seorang profesor, penting untuk menentukan tujuan surat tersebut. Apakah Anda meminta surat untuk lamaran pekerjaan, penerimaan sekolah pascasarjana, atau peluang beasiswa? Setiap tujuan mungkin memerlukan fokus atau penekanan yang berbeda dalam surat tersebut.
A. Menentukan Tujuan
Langkah pertama dalam menentukan tujuan surat tersebut adalah meninjau dengan cermat persyaratan lamaran untuk peluang yang Anda lamar. Carilah informasi tentang kualitas, keterampilan, atau pengalaman spesifik yang dicari oleh komite lamaran dari para kandidat. Ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang harus disertakan dalam surat itu.
Setelah Anda meninjau persyaratan lamaran, ada baiknya Anda berdiskusi dengan profesor Anda tentang tujuan surat tersebut. Ini akan memungkinkan profesor Anda menyesuaikan surat tersebut dengan kebutuhan dan tujuan spesifik Anda. Bersikaplah jelas dan transparan mengenai rencana dan tujuan Anda, karena ini akan membantu profesor Anda memahami bagaimana mereka dapat mendukung Anda dengan surat yang sesuai.
B. Memperjelas Ruang Lingkup dan Isi Surat
Penting untuk memperjelas ruang lingkup dan isi surat tersebut untuk memastikan bahwa surat tersebut memenuhi harapan panitia lamaran. Anda dapat memberi profesor Anda daftar kualitas atau pengalaman yang Anda ingin mereka soroti dalam suratnya, atau tanyakan apakah ada bidang tertentu yang menurut mereka paling baik untuk dijadikan fokus.
Pastikan untuk memberikan waktu yang cukup kepada profesor Anda untuk menyelesaikan surat tersebut dan memberikan informasi yang diperlukan, seperti tenggat waktu atau persyaratan format tertentu. Terakhir, pastikan untuk berterima kasih kepada profesor Anda atas waktu dan upayanya dalam menulis surat Anda, karena ini akan menunjukkan penghargaan Anda atas bantuan mereka.
Pilih Profesor yang Tepat
Dalam meminta surat rekomendasi, memilih profesor yang tepat sangatlah penting. Anda ingin memilih seseorang yang dapat memberikan dukungan kuat terhadap keterampilan dan karakter Anda. Berikut adalah beberapa faktor kunci yang perlu dipertimbangkan ketika memilih seorang profesor untuk tugas penting ini:
A. Memilih seseorang yang mengenal Anda dengan baik
Tujuan Anda adalah memilih seorang profesor yang cukup mengenal Anda untuk menulis surat yang dipersonalisasi dan menarik. Idealnya, ini adalah seseorang yang pernah bekerja sama dengan Anda di kelas, proyek penelitian, atau magang. Mereka harus dapat mengungkapkan kekuatan, kelemahan, dan karakter Anda secara keseluruhan.
Penting untuk diingat bahwa kualitas surat lebih penting daripada status profesor. Kadang-kadang seorang profesor yang kurang terkenal yang mengenal Anda dengan baik dapat memberikan rekomendasi yang lebih berdampak dibandingkan seorang profesor terkenal yang hanya mengenal Anda secara dangkal.
B. Memilih seseorang yang mempunyai keahlian yang relevan
Jika memungkinkan, pilihlah profesor yang bidang keahliannya sesuai dengan karir masa depan atau tujuan pendidikan Anda. Ini dapat membantu menunjukkan keahlian dan kualifikasi spesifik Anda dan memberikan konteks tambahan pada lamaran Anda. Misalnya, jika Anda melamar program pascasarjana di bidang psikologi, bertanya kepada profesor yang mengajar mata kuliah pengantar psikologi Anda adalah pilihan yang wajar.
C. Mengingat beban kerja dosen
Penting untuk menghormati waktu dan beban kerja profesor Anda. Jika seorang profesor terbebani dengan pengajaran, penelitian, atau tanggung jawab lainnya, mereka mungkin tidak memiliki kapasitas untuk menulis surat rekomendasi yang bijaksana.
Saat meminta surat, jelaskan timeline Anda dan berikan pemberitahuan terlebih dahulu sebanyak mungkin. Anda juga dapat menawarkan untuk memberikan informasi atau materi tambahan untuk mempermudah prosesnya.
Memilih profesor yang tepat adalah langkah penting dalam mendapatkan surat rekomendasi yang kuat. Pertimbangkan untuk memilih seseorang yang mengenal Anda dengan baik, memiliki keahlian yang relevan, dan memiliki kapasitas untuk memberikan dukungan yang bijaksana terhadap karakter dan keterampilan Anda.
Rencanakan dan Persiapkan
Meminta surat rekomendasi bukanlah tugas yang mudah, namun perencanaan dan persiapan dapat membuat prosesnya lebih lancar. Berikut adalah beberapa tip tentang bagaimana merencanakan dan mempersiapkan diri untuk meminta surat rekomendasi kepada profesor Anda.
A. Mulai Lebih Awal
Penting untuk diingat bahwa profesor adalah individu yang sibuk, dan mereka mungkin tidak punya waktu untuk menulis surat rekomendasi untuk Anda jika Anda tidak memberikan pemberitahuan yang cukup kepada mereka. Anda harus mulai berpikir untuk meminta surat rekomendasi segera setelah Anda tahu Anda membutuhkannya. Ini akan memberi profesor Anda cukup waktu untuk menyelesaikan suratnya sebelum batas waktu Anda.
B. Membuat Daftar Calon Rekomendasi
Sebelum meminta surat rekomendasi kepada seorang profesor, Anda harus mempertimbangkan apakah mereka adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Anda harus membuat daftar calon pemberi rekomendasi, termasuk profesor, penasihat, atau supervisor yang mengenal Anda dengan baik dan dapat menjamin keterampilan dan pencapaian Anda. Anda juga harus mempertimbangkan apakah pemberi rekomendasi tersebut dihormati di bidangnya.
C. Terorganisir
Saat meminta surat rekomendasi, penting untuk memberikan semua informasi yang dibutuhkan pemberi rekomendasi untuk menulis surat yang efektif. Ini termasuk pernyataan pribadi atau pernyataan tujuan Anda, resume atau CV Anda, ringkasan pencapaian Anda di masa lalu, kursus atau penelitian relevan apa pun yang telah Anda selesaikan, dan daftar sekolah atau program yang Anda lamar. Anda juga harus memberi tahu pemberi rekomendasi Anda batas waktu surat tersebut dan instruksi apa pun yang diberikan oleh sekolah atau program.
Merencanakan dan mempersiapkan diri untuk meminta surat rekomendasi kepada profesor Anda dapat menjadi pembeda antara rekomendasi yang baik dan rekomendasi yang bagus. Memulai sejak dini, membuat daftar calon pemberi rekomendasi, dan mengatur diri dapat memastikan bahwa Anda menerima surat rekomendasi yang ditulis dengan baik yang menyoroti kekuatan dan pencapaian Anda.
Berkomunikasi secara efektif
Sebelum meminta surat rekomendasi dari profesor Anda, penting untuk memahami etika yang benar. Berikut beberapa tipnya:
A. Memahami etika yang baik dalam meminta surat rekomendasi
Rencanakan ke depan: Berikan pemberitahuan kepada profesor Anda setidaknya satu bulan sebelum batas waktu pengiriman surat, sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk menulis surat yang bijaksana.
Pilih profesor yang tepat: Pilihlah profesor yang mengenal Anda dengan baik dan dapat menjelaskan kekuatan dan pencapaian Anda.
Berikan konteks: Pastikan profesor Anda memahami tujuan surat tersebut, target pembacanya (misalnya, komite beasiswa, penerimaan sekolah pascasarjana), dan persyaratan spesifik apa pun (misalnya, panjang, format).
Tawarkan informasi yang relevan: Berikan kepada profesor Anda salinan resume, transkrip, pernyataan pribadi, atau informasi lainnya yang dapat membantu mereka menulis surat yang efektif.
B. Gunakan saluran yang tepat untuk berkomunikasi
Saat meminta surat rekomendasi, penting untuk menggunakan saluran yang tepat untuk berkomunikasi. Berikut beberapa pedomannya:
Gunakan email: Jika profesor Anda merasa nyaman dengan email, ini adalah pilihan yang bagus. Email memberikan jejak kertas dan memungkinkan profesor Anda merespons pada waktunya sendiri.
Buatlah janji temu: Jika profesor Anda lebih menyukai komunikasi tatap muka, aturlah pertemuan selama jam kerja atau online melalui Zoom.
Hindari media sosial: Tahan godaan untuk meminta surat rekomendasi melalui media sosial. Tindakan ini tidak profesional dan dapat dianggap biasa saja atau tidak sopan.
C. Buat email profesional atau surat permintaan
Saat menyusun email atau surat permintaan Anda, ingatlah hal-hal berikut:
Format: Gunakan format profesional, seperti gaya blok, dan sertakan baris subjek yang jelas.
Nada: Sapa profesor Anda dengan hormat dan profesional, dan sampaikan keyakinan atas permintaan Anda.
Isi: Nyatakan tujuan surat, tanggal jatuh tempo, target audiens, dan persyaratan spesifik apa pun. Juga, sampaikan penghargaan Anda dan tawarkan untuk memberikan informasi tambahan jika diperlukan.
Berikut ini contoh email profesional atau surat permintaan:
Profesor yang terhormat [Nama Belakang],
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta surat rekomendasi dari Anda untuk lamaran saya ke [masukkan program/beasiswa].
Tujuan surat ini adalah untuk memberikan wawasan tentang pencapaian akademis dan pribadi saya, serta kaitannya dengan program/beasiswa yang ada. Batas waktu penyerahan saya adalah [masukkan tanggal], dan surat rekomendasi harus diserahkan melalui [masukkan platform online atau alamat email] bersama dengan lamaran saya.
Terlampir pada email ini, Anda akan menemukan salinan resume saya, pernyataan pribadi dan daftar pencapaian saya selama tiga tahun terakhir. Tolong beri tahu saya jika ada informasi tambahan yang Anda perlukan dari saya.
Saya menghargai waktu dan pertimbangan Anda untuk permintaan ini. Surat rekomendasi Anda akan sangat mendukung lamaran saya dan saya yakin surat itu akan menunjukkan bakat dan kesiapan saya untuk program/beasiswa.
Menyediakan Bahan Pendukung
Saat meminta surat rekomendasi dari profesor Anda, penting untuk menyediakan materi pendukung untuk membantu mereka menulis surat yang terinformasi dan dipersonalisasi.
A. Menentukan Materi Pendukung Apa yang Akan Disediakan
Mulailah dengan mempertimbangkan persyaratan spesifik dari rekomendasi tersebut. Jika untuk program akademik, profesor mungkin perlu mengetahui bidangnya, program studi yang diminati, dan aspirasi karir masa depan. Untuk pekerjaan, persyaratannya mungkin mencakup tugas pekerjaan tertentu, tanggung jawab, dan budaya perusahaan.
Setelah Anda mengetahui apa yang dibutuhkan oleh rekomendasi tersebut, kumpulkan materi pendukung seperti transkrip, resume, contoh proyek sebelumnya, penghargaan, dan sertifikasi.
B. Memberikan Rincian Lengkap tentang Penugasan atau Proyek
Saat meminta surat rekomendasi terkait proyek atau tugas tertentu, berikan rincian lengkap kepada profesor. Cantumkan tujuan proyek, cara Anda melakukan pendekatan, hasil, dan peran Anda dalam mencapai tujuan proyek. Berikan profesor rincian yang cukup untuk mendapatkan wawasan tentang kemampuan dan pencapaian Anda.
Menindaklanjuti
Setelah meminta surat rekomendasi dari dosen Anda, penting untuk menindaklanjutinya untuk memastikan surat tersebut selesai tepat waktu. Berikut beberapa tip untuk menindaklanjuti profesor Anda:
A. Memberikan waktu yang cukup bagi dosen untuk menyelesaikan suratnya
Penting untuk memberikan waktu yang cukup kepada profesor Anda untuk menyelesaikan surat rekomendasi. Pastikan untuk bertanya kepada profesor Anda berapa lama mereka perlu menulis surat tersebut dan rencanakan dengan tepat. Jika suratnya akan jatuh tempo dalam beberapa minggu, berikan pemberitahuan kepada profesor Anda setidaknya satu bulan sebelumnya. Profesor sibuk dan mungkin memiliki banyak permintaan surat rekomendasi, jadi mempertimbangkan waktu mereka akan meningkatkan kemungkinan mereka akan menulis surat yang bagus untuk Anda.
B. Bersikaplah gigih, namun tidak memaksa
Menindaklanjuti itu penting, namun yang juga sama pentingnya adalah bersikap gigih tanpa memaksa. Setelah memberikan waktu yang cukup, tanyakan kepada profesor Anda dengan sopan apakah mereka punya kesempatan untuk mengerjakan surat tersebut. Pastikan untuk menanyakan apakah mereka memerlukan informasi tambahan atau ada yang dapat Anda lakukan untuk membantu. Ingatlah bahwa profesor Anda membantu Anda, jadi bersikap terlalu menuntut atau memaksa dapat menimbulkan ketegangan yang tidak perlu dan membuat profesor Anda cenderung tidak ingin membantu Anda di masa depan.
Saat profesor Anda menyelesaikan suratnya, pastikan untuk berterima kasih atas waktu dan usahanya. Beri tahu mereka betapa Anda menghargai bantuan mereka dan bahwa Anda akan terus memberi tahu mereka tentang kemajuan Anda. Tanda terima kasih kecil, seperti ucapan terima kasih atau kartu hadiah, bisa sangat membantu dalam mengungkapkan rasa terima kasih Anda. Ingatlah bahwa profesor Anda telah meluangkan waktu dari pekerjaannya untuk membantu Anda, jadi menunjukkan penghargaan itu penting.
Menindaklanjuti profesor Anda setelah meminta surat rekomendasi dapat membuat perbedaan antara surat biasa-biasa saja dan surat yang bagus. Dengan memberikan waktu yang cukup kepada profesor Anda, bersikap gigih tetapi tidak memaksa, dan menunjukkan rasa terima kasih, Anda dapat memastikan bahwa profesor Anda bersedia membantu Anda di masa depan dan bahwa surat rekomendasi Anda akan berdampak positif pada Anda.
Contoh: Templat Surat Permintaan
Meminta surat rekomendasi kepada profesor atau supervisor bisa menjadi tugas yang menakutkan. Untuk mempermudah, berikut contoh template surat yang bisa Anda gunakan sebagai panduan.
A. Contoh surat permintaan surat rekomendasi
Yang terhormat [Nama Profesor/Pembimbing],
Saya harap pesan ini sampai pada Anda dengan baik. Saat saya bersiap untuk melamar [program tujuan/beasiswa/posisi], saya memerlukan surat rekomendasi untuk memperkuat lamaran saya. Mengingat pengetahuan dan pengalaman Anda yang luas di [bidang atau subjek yang relevan], saya merasa yakin dapat menghubungi Anda untuk permintaan ini.
Jika Anda punya waktu dan bersedia, saya akan sangat menghargai jika Anda dapat menulis surat rekomendasi untuk saya. Secara khusus, akan sangat membantu jika Anda dapat berbicara tentang [keterampilan khusus, pengetahuan, atau kualitas pribadi] saya yang telah Anda amati selama kita bekerja bersama di [kelas, proyek, pekerjaan, dll.].
Saya memahami saat ini merupakan waktu yang sibuk dan penuh tantangan dalam setahun, namun saya akan berterima kasih atas bantuan apa pun yang dapat Anda berikan. Tolong beri tahu saya jika ada detail atau informasi spesifik yang dapat saya berikan, dan saya akan melakukan segala upaya untuk membantu Anda dalam proses penulisan Anda.
Terima kasih atas waktu dan pertimbanganmu. Saya sangat menghargai bimbingan dan bimbingan Anda sepanjang perjalanan akademis/profesional saya.
Hormat kami,
[Nama Anda]
B. Penjelasan bagian-bagian dalam template
Pembukaan
Pembukaan surat harus selalu menyertakan salam yang ditujukan kepada profesor atau supervisor Anda dengan menyebutkan namanya. Ini akan membuat surat Anda dipersonalisasi dan menunjukkan rasa hormat Anda terhadap mereka. Selain itu, jelaskan terlebih dahulu mengapa Anda menghubungi mereka untuk mendapatkan surat rekomendasi.
Tubuh
Di badan surat, jelaskan program spesifik, beasiswa, atau posisi yang Anda lamar, dan bagaimana surat rekomendasi dari mereka dapat menyempurnakan lamaran Anda. Ceritakan kepada mereka tentang keterampilan atau kualitas khusus yang mereka amati dalam diri Anda selama Anda bekerja bersama yang akan bermanfaat untuk disoroti dalam surat rekomendasi.
Pastikan untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda atas bantuan dan waktu mereka. Mengekspresikan penghargaan Anda bisa sangat membantu dalam mendapatkan balasan positif.
Penutupan
Penutupan surat harus penuh hormat dan sekali lagi mengucapkan terima kasih atas waktu dan bantuannya. Cantumkan nama lengkap Anda di tanda tangan untuk memudahkan mereka menemukan informasi Anda ketika mereka siap menulis surat.
Ingatlah bahwa profesor dan supervisor dapat menerima banyak permintaan surat rekomendasi, jadi ajukan permintaan Anda sedini mungkin dan pertimbangkan waktu mereka. Memberi mereka informasi sebanyak dan sedetail mungkin, serta mengungkapkan rasa terima kasih Anda, akan membantu memastikan bahwa mereka cenderung menulis surat rekomendasi yang kuat untuk Anda.
Contoh: Templat Email Tindak Lanjut
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu mengirimkan email tindak lanjut kepada profesor Anda setelah meminta surat rekomendasi. Ini bisa menjadi pengingat yang lembut bagi profesor Anda, tanpa memaksa atau sombong. Berikut adalah contoh template email untuk tindak lanjut permintaan surat rekomendasi:
A. Contoh Templat Email
Perihal : Menindaklanjuti Permintaan Surat Rekomendasi
Yang terhormat [nama Profesor],
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya ingin menindaklanjuti permintaan surat rekomendasi saya sebelumnya. Saya memahami bahwa Anda sangat sibuk, namun saya ingin memastikan bahwa Anda telah menerima permintaan saya dan melihat apakah ada informasi atau materi tambahan yang Anda perlukan dari saya untuk melengkapi surat tersebut.
Sekadar mengingatkan, surat itu untuk [alasan/lamaran] dan batas waktunya 17 Mei 2024. Saya menghargai kesediaan Anda untuk mendukung saya dan saya memahami komitmen waktu dan tenaga yang diperlukan dalam surat rekomendasi. Jika ada yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda dalam prosesnya, jangan ragu untuk memberi tahu saya. Terima kasih atas dukungan dan bimbingan Anda yang tiada henti.
Sungguh-sungguh,
[Namamu]
B. Penjelasan Bagian-bagian dalam Template
Baris Subjek – Baris subjek harus jelas dan ringkas, menunjukkan bahwa email tersebut merupakan tindak lanjut dari surat permintaan rekomendasi.
Salam – Mulailah dengan sapaan sopan, sapa profesor Anda dengan menyebutkan namanya.
Pendahuluan – Mulailah dengan mengungkapkan harapan Anda bahwa profesor Anda baik-baik saja, lalu langsung ke tujuan email tersebut.
Konfirmasi Permintaan – Tanyakan kepada profesor Anda apakah mereka menerima permintaan Anda sebelumnya, yang akan menunjukkan bahwa Anda proaktif dan memastikan bahwa mereka memiliki semua informasi yang diperlukan untuk menulis surat.
Minta Informasi Tambahan – Di bagian ini, tanyakan apakah ada informasi atau materi tambahan yang mereka perlukan dari Anda untuk melengkapi surat tersebut.
Pengingat Batas Waktu – Ingatkan mereka tentang tujuan surat dan batas waktu penyerahan.
Tawarkan Bantuan – Beri tahu profesor Anda bahwa Anda menghargai dukungan mereka dan bahwa Anda bersedia membantu dengan cara apa pun yang memungkinkan.
Penutup – Akhiri email dengan ucapan terima kasih kepada profesor Anda atas dukungan dan bimbingannya yang tiada henti.
Email ini harus sopan dan profesional, sekaligus menunjukkan penghargaan Anda atas waktu dan usaha profesor Anda. Penting untuk diingat bahwa profesor menerima banyak permintaan surat rekomendasi dan mungkin memerlukan pengingat yang lembut, jadi menindaklanjuti dengan cara yang sopan dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan surat tepat waktu.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Meminta surat rekomendasi bisa sangat menegangkan, namun menghindari kesalahan tertentu dapat membuat prosesnya lebih lancar. Berikut beberapa kesalahan umum yang harus dihindari:
A. Nada atau pendekatan yang salah
Saat meminta surat rekomendasi, penting untuk menggunakan nada dan pendekatan yang benar. Hindari bersikap terlalu santai atau menuntut, dan pilihlah pendekatan yang profesional dan penuh hormat. Ingat, profesor Anda membantu Anda dengan menulis surat tersebut, jadi pastikan untuk menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan Anda.
B. Tidak memberikan informasi latar belakang yang cukup
Profesor Anda sibuk dan kemungkinan besar mempunyai banyak kewajiban lainnya, jadi pastikan untuk memberikan informasi latar belakang yang cukup agar penulisan surat itu semudah mungkin. Hal ini termasuk memberikan rincian tentang peluang yang Anda lamar, kualifikasi Anda, dan pengalaman atau pencapaian apa pun yang relevan.
C. Menunggu hingga menit terakhir
Jangan menunggu sampai menit terakhir untuk meminta surat rekomendasi. Profesor sering kali dibanjiri dengan permintaan yang mendekati tenggat waktu, dan menunggu terlalu lama dapat mengakibatkan surat yang dikirim terburu-buru atau tidak lengkap. Usahakan untuk bertanya setidaknya beberapa minggu sebelumnya, dan berikan informasi atau materi apa pun yang diperlukan segera agar profesor Anda memiliki cukup waktu untuk menulis surat yang bijaksana dan komprehensif.
