Seperti kata pepatah, Anda hanya mendapat satu kesempatan untuk memberikan kesan pertama yang baik. Hal ini terutama berlaku ketika menulis surat. Pembukaan surat Anda menentukan suasana komunikasi selanjutnya dan dapat berdampak besar pada persepsi pembaca tentang Anda dan pesan Anda. Itulah mengapa penting untuk mengetahui cara menyapa seperti seorang profesional.
Dalam artikel ini, kami akan mempelajari berbagai cara membuka surat dan memberi Anda contoh cara melakukannya dengan benar. Dengan menguasai seni pembukaan surat, Anda dapat menyampaikan profesionalisme, membangun hubungan baik, dan membangun kredibilitas dengan pembaca Anda.
Jadi mengapa pembukaan surat yang tepat begitu penting? Pertama dan terpenting, ini membantu menarik perhatian pembaca dan membuat mereka merasa dihargai. Ini menentukan hubungan yang positif dan produktif dengan pembaca, mengurangi risiko kesalahpahaman atau miskomunikasi.
Selain itu, menyapa seperti seorang profesional dapat meningkatkan kredibilitas Anda dan membangun kepercayaan pembaca Anda. Dengan menggunakan nada formal dan hormat, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda menganggap serius hubungan tersebut dan berkomitmen untuk menjaga tingkat komunikasi profesional.
Pada artikel ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang pembukaan surat, termasuk:
- Kesalahan umum yang harus dihindari saat menyapa dalam surat
- Kiat untuk membuat pembukaan yang profesional dan menarik
- Contoh pembukaan surat yang efektif untuk berbagai jenis surat menyurat
Jadi, apakah Anda mengirimkan proposal bisnis, pertanyaan formal, atau surat pribadi, panduan ini akan membantu Anda menyapa seperti seorang profesional dan memberikan kesan pertama yang kuat.
Komponen Dasar Pembukaan Surat
Saat membuat surat bisnis, penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki semua komponen yang diperlukan untuk membuat kesan pertama yang baik. Bagian pembuka surat Anda tidak terkecuali, dan ada empat elemen kunci yang harus selalu Anda sertakan:
Judul
Judul surat Anda adalah hal pertama yang dilihat penerima, jadi sangat penting untuk melakukannya dengan benar. Judulnya harus memuat nama Anda atau nama dan alamat perusahaan Anda, serta tanggal surat itu ditulis. Informasi ini harus ditempatkan di bagian atas halaman, idealnya di tengah atau di sisi kiri. Pastikan fontnya mudah dibaca, dan teksnya disejajarkan dengan benar.
Tanggal
Tanggal adalah komponen penting dari pembukaan surat Anda. Ini memberi penerima Anda informasi penting tentang kapan surat itu dikirim, dan juga memberi kesan mendesak pada surat Anda. Tanggal harus ditempatkan tepat di bawah judul dan ditulis dalam format yang jelas dan mudah dibaca. Tergantung pada lokasi Anda, Anda mungkin perlu menyesuaikan format tanggal untuk mencerminkan kebiasaan setempat.
Nama dan Alamat Penerima
Sebelum Anda mulai menulis isi surat Anda, Anda perlu mengalamatkannya kepada orang yang tepat. Artinya mencantumkan nama dan alamat penerima pada bagian pembuka surat. Nama penerima harus ditempatkan pada baris tepat di bawah tanggal, dan harus ditulis dengan gaya formal (misalnya Mr. John Smith). Alamat lengkap penerima harus diletakkan di bawah nama dan ditulis dalam format yang jelas dan mudah dibaca.
Salam
Terakhir, Anda perlu menyertakan salam di pembukaan surat Anda. Ini adalah sapaan yang harus disesuaikan dengan penerimanya, dan dapat berkisar dari formal (misalnya Dear Mr. Smith) hingga informal (misalnya Hi John). Salam harus ditempatkan tepat di bawah alamat penerima, dan harus diikuti dengan titik dua atau koma. Pastikan Anda memeriksa ulang ejaan nama penerima sebelum menyelesaikan surat Anda.
Bagian pembuka surat Anda adalah kesempatan penting untuk memberikan kesan pertama yang baik. Dengan menyertakan judul, tanggal, nama dan alamat penerima, serta salam yang dipersonalisasi, Anda dapat memastikan bahwa surat Anda diawali dengan sebaik mungkin.
Gaya Ucapan Umum
Saat menulis surat profesional, menyapa penerima dengan tepat sangatlah penting. Pembukaan menentukan suasana keseluruhan surat dan dapat memengaruhi cara pembaca memandang pesan tersebut. Di bawah ini adalah beberapa gaya sapaan yang umum digunakan tergantung pada situasinya.
Salam formal dan semi formal
Salam formal biasanya digunakan untuk surat yang berhubungan dengan bisnis atau komunikasi lainnya yang memerlukan profesionalisme tingkat tinggi. Salam ini cenderung menggunakan gelar lengkap dan nama belakang untuk menyapa penerimanya. Berikut adalah beberapa contoh salam formal:
- Tuan Smith yang terhormat,
- Dr.Johnson yang terhormat,
Sebaliknya, sapaan semi formal sedikit kurang formal dibandingkan sapaan formal, namun tetap mempertahankan nada profesional. Mereka mungkin menggunakan nama depan dengan nama kehormatan atau nama lengkap tanpa kehormatan. Berikut beberapa contoh sapaan semi formal:
- Profesor Garcia yang terhormat,
- Pendeta Lee yang terhormat,
Salam tidak resmi
Salam informal biasanya digunakan dalam korespondensi pribadi atau dengan individu yang memiliki hubungan persahabatan dengan Anda. Sapaan ini cenderung lebih santai dan mungkin mencakup penggunaan nama depan atau bahkan nama panggilan. Berikut beberapa contoh sapaan informal:
- Hai John,
- Hai Sarah,
Salam untuk situasi tertentu
Tergantung pada konteks suratnya, mungkin ada gaya sapaan tertentu yang sesuai. Berikut beberapa contoh cara menyapa seseorang dalam situasi tertentu:
- Lamaran pekerjaan : Gunakan sapaan formal dengan nama lengkap penerima, seperti Dear Hiring Manager Smith,
- Proposal bisnis : Gunakan sapaan formal atau semi formal dengan menyebutkan nama lengkap penerima, seperti Dear Dr. Johnson, atau Dear Ms. Davis,
- Catatan terima kasih : Gunakan sapaan informal dengan nama depan penerima, seperti Hi John,
Penting untuk diingat bahwa sapaan menentukan suasana keseluruhan surat, jadi pilihlah sapaan yang sesuai dengan konteks dan hubungan dengan penerimanya. Menggunakan sapaan yang tepat dapat membantu memastikan korespondensi yang positif dan profesional.
Menghindari Kesalahan Umum Menyapa
Saat menyapa seseorang dalam lingkungan profesional, ada beberapa kesalahan umum yang dilakukan orang. Berikut beberapa kesalahan umum yang harus dihindari:
Menggunakan judul atau nama yang salah
Penting untuk memastikan bahwa Anda menangani penerima surat Anda dengan benar. Selalu periksa kembali ejaan nama dan gelar profesionalnya. Jika Anda tidak yakin dengan judulnya, lebih baik meminta klarifikasi daripada berasumsi.
Terlalu sering menggunakan frasa tertentu seperti “Kepada Siapapun yang Berkepentingan”
Meskipun ini mungkin tampak seperti pilihan yang aman, penggunaan frasa umum tertentu secara berlebihan seperti “Kepada Siapapun yang Berkepentingan” dapat dianggap tidak bersifat pribadi dan malas. Sebaliknya, cobalah mencari tahu nama orang yang Anda tuju surat Anda.
Menyalahgunakan sapaan informal
Saat menulis surat kepada seseorang yang memiliki kapasitas profesional, penting untuk menggunakan sapaan formal. Hindari menggunakan frasa yang familier atau terlalu santai seperti “Halo” atau “Ada apa?”.
Jebakan lain yang harus dihindari
Selain hal di atas, ada kesalahan umum lainnya yang dilakukan orang saat menyapa seseorang di lingkungan profesional. Misalnya:
- Menggunakan bahasa yang terlalu berbunga-bunga
- Meluncur langsung ke badan surat tanpa salam
- Menggunakan nada yang tidak sesuai dengan situasi
Dengan memperhatikan kendala umum ini, Anda dapat memastikan bahwa pembukaan surat Anda profesional dan efektif. Ingat, sapaan adalah kesan pertama yang Anda buat pada penerimanya, jadi penting untuk melakukannya dengan benar.
Contoh Ucapan Resmi
Dalam komunikasi profesional, cara Anda menyapa penerima adalah hal yang paling penting. Sambutan formal menentukan keseluruhan pesan dan dapat membantu membangun kredibilitas dan profesionalisme Anda. Berikut tiga contoh sapaan formal yang dapat Anda gunakan dalam berbagai skenario:
Mengatasi Pejabat Pemerintah
Saat menulis surat kepada pejabat pemerintah, penting untuk bersikap hormat dan formal. Gunakan judul yang tepat dan hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul apa pun.
Yang terhormat [Judul dan Nama Belakang],
Saya menulis kepada Anda mengenai [tujuan surat ini]. Sebagai [posisi], saya dengan tulus prihatin tentang [masalah] dan percaya bahwa [solusi yang diusulkan]. Saya sangat menghargai kesempatan untuk mendiskusikan masalah ini lebih lanjut dengan Anda.
Terima kasih atas waktu dan perhatiannya terhadap masalah ini.
Hormat kami, [Nama Lengkap Anda]
Menulis kepada Eksekutif Tingkat Tinggi
Saat berkomunikasi dengan eksekutif tingkat tinggi, penting untuk menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat Anda. Anda harus menyapa mereka menggunakan gelar yang sesuai, dan menghindari menggunakan nama depan kecuali diundang untuk melakukannya.
Yang terhormat [Judul dan Nama Belakang],
Saya menulis kepada Anda mengenai [topik atau isu tertentu]. Sebagai [posisi atau jabatan], saya bersemangat untuk berbagi dengan Anda [tujuan pesan].
Saya akan merasa terhormat jika mendapat kesempatan untuk [permintaan tindakan, pertemuan, atau panggilan telepon] sesegera mungkin.
Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda yang berharga.
Hormat kami, [Nama Lengkap Anda]
Mengatasi Seseorang yang Belum Pernah Anda Temui Sebelumnya
Jika Anda menyapa seseorang yang belum pernah Anda temui sebelumnya, penting untuk memulai dengan sapaan formal untuk membangun profesionalisme dan rasa hormat Anda. Sebaiknya gunakan gelar yang sesuai, dan gunakan “Yang Terhormat” diikuti dengan nama lengkapnya.
Yang terhormat [Judul dan Nama Belakang],
Saya menulis kepada Anda mengenai [alasan spesifik untuk menulis]. Sebagai ahli di [bidang terkait], saya yakin itu [tujuan pesan].
Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya di [informasi kontak].
Terima kasih atas waktu dan pertimbanganmu.
Contoh Salam Semi Formal
Dalam korespondensi profesional, penting untuk memilih salam yang tepat berdasarkan konteks pesan. Berikut beberapa contoh sapaan semiformal untuk berbagai situasi:
Menulis kepada Kolega atau Rekan Bisnis
[Nama] yang terhormat,
Halo nama],
Hai [Nama],
Mengatasi Seseorang yang Pernah Anda Temui Namun Tidak Dikenal Dengan Baik
Yang terhormat [Judul] [Nama Belakang],
Yang terhormat [Nama Depan] [Nama Belakang],
Halo [Judul] [Nama Belakang],
Hai [Nama Depan],
Salam Lamaran Kerja
Kepada manajer perekrutan,
Tim SDM [Nama Perusahaan] yang terhormat,
Untuk Perhatian,
Saat melamar pekerjaan, yang terbaik adalah selalu meneliti siapa yang akan menerima lamaran Anda dan menyebutkan nama mereka jika memungkinkan. Namun, jika Anda tidak yakin siapa orang yang tepat, sapaan umum seperti “Kepada Yang Berkepentingan” akan tetap sesuai.
Ingat, meskipun bersikap profesional dalam menyapa itu penting, Anda juga ingin memastikan bahwa Anda ramah dan mudah didekati. Ucapan selamat yang dirancang dengan baik dapat membantu mengatur suasana pesan Anda selanjutnya, jadi luangkan waktu untuk memilih ucapan yang tepat untuk setiap situasi.
Contoh Salam Informal
Dalam surat informal, penting untuk menjaga sapaan tetap ramah dan menarik. Berikut beberapa contoh sapaan informal yang dapat Anda gunakan saat menulis surat kepada teman atau anggota keluarga, atau saat menyapa seseorang yang memiliki hubungan biasa dengan Anda.
Salam untuk Surat Pribadi
- Hai, yang di sana,
- Hai,
- Halo,
- ___________ yang terhormat (masukkan nama),
Menulis kepada Teman atau Anggota Keluarga
- Halo,
- Ada apa,
- Bagaimana kabarmu,
- Lama tak jumpa,
- Sudah beberapa saat,
Mengatasi Seseorang yang Memiliki Hubungan Santai dengan Anda
- Hai,
- Halo,
- Hai,
- Senang melihatmu,
- Apa yang baru,
Ingat, surat informal harus santai dan komunikatif. Jangan takut untuk menggunakan kontraksi, bahasa gaul, dan nada yang lebih informal untuk membuat tulisan Anda terdengar natural dan menarik. Sapa penerima Anda seperti seorang profesional dengan contoh ucapan informal berikut.
Menggunakan Nada yang Tepat dalam Ucapan Anda
Cara Anda menyapa seseorang menentukan suasana keseluruhan surat, email, atau pesan. Penting untuk menyesuaikan nada bicara Anda untuk penerima yang berbeda berdasarkan hubungan Anda, tujuan, dan pesan yang ingin Anda sampaikan. Berikut beberapa tip dalam menggunakan nada yang tepat dalam salam Anda:
Menyesuaikan nada Anda untuk penerima yang berbeda
- Formal vs. informal: Tentukan tingkat formalitas yang sesuai untuk acara dan penerimanya. Nada formal lebih cocok untuk korespondensi bisnis, akademis, atau resmi, sedangkan nada santai lebih cocok untuk komunikasi pribadi, ramah, atau santai. Hindari bersikap terlalu kaku atau terlalu familiar.
- Pertama kali vs. berulang: Jika Anda memperkenalkan diri untuk pertama kalinya, Anda ingin memberikan kesan yang baik dan membangun kredibilitas Anda. Gunakan nada sopan dan hormat untuk menunjukkan profesionalisme dan minat Anda. Jika Anda berbicara dengan seseorang yang pernah Anda temui sebelumnya, Anda dapat menggunakan nada yang lebih santai dan ramah untuk membangun hubungan baik dan koneksi.
- Atasan vs. bawahan: Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang lebih tinggi dari Anda atau memiliki otoritas lebih, tunjukkan tingkat rasa hormat dan rasa hormat. Gunakan gelar formal, seperti “Tuan”, “Nyonya”, atau “Dr.”, dan hindari sebutan yang terlalu informal atau familiar. Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang bekerja untuk Anda atau melapor kepada Anda, perhatikan nada bicara Anda dan hindari bersikap merendahkan atau kasar.
Penggunaan humor dan bahasa santai yang tepat
Humor dan bahasa santai dapat menambah kepribadian dan kehangatan pada sapaan Anda, namun juga membawa risiko salah tafsir dan ketersinggungan. Berikut beberapa pedoman dalam menggunakan humor dan bahasa santai:
- Kenali audiens Anda: Pahami latar belakang budaya penerima, selera humor, dan tingkat keakraban dengan Anda. Apa yang tampak lucu atau bersahabat bagi Anda mungkin tidak pantas atau menyinggung mereka. Hindari menggunakan lelucon atau bahasa gaul yang mungkin disalahpahami atau tidak relevan.
- Tetap ringan: Gunakan humor dan bahasa santai dengan hemat dan tepat. Jangan membebani atau mengalihkan perhatian dari tujuan utama pesan Anda. Hindari menggunakan humor atau bahasa santai dalam topik serius atau sensitif, seperti permintaan maaf, teguran, atau belasungkawa.
- Bersikaplah autentik: Jangan memaksakan diri untuk menggunakan humor atau bahasa santai jika itu bukan gaya alami Anda. Anda tidak harus menjadi lucu atau jenaka untuk menjadi disukai atau profesional. Berfokuslah untuk bersikap jelas, ringkas, dan penuh hormat.
Menyampaikan tingkat rasa hormat dan profesionalisme yang tepat
Sambutan Anda harus menyampaikan tingkat rasa hormat dan profesionalisme yang diharapkan atau dibutuhkan berdasarkan konteks dan hubungan. Berikut beberapa tip untuk menunjukkan tingkat rasa hormat dan profesionalisme yang tepat:
- Gunakan gelar dan salam yang sesuai: Gunakan gelar penerima yang benar, seperti “Ms.,” “Mr.,” “Dr.,” atau “Prof.,” jika ada.
Contoh Pembukaan Surat
Baik Anda sedang menulis surat bisnis formal, surat lamaran lamaran pekerjaan, atau surat informal kepada teman, pembukaan menentukan suasana keseluruhan pesan. Berikut adalah beberapa contoh salam profesional untuk membantu Anda memulai surat Anda dengan benar.
Surat Bisnis Formal
Bapak/Ibu yang terhormat. Nama keluarga,
Jika Anda menulis surat bisnis formal kepada penerima yang tidak Anda kenal secara pribadi, gunakan nama belakang dan gelar formal seperti Mr. atau Ms. Jika Anda mengetahui kata ganti netral gender penerima, gunakan kata ganti tersebut. Misalnya, “Yang Terhormat Alex Johnson”, atau “Yang Terhormat Mx. Nama keluarga.”
Surat Pengantar Lamaran Pekerjaan
Kepada manajer perekrutan,
Dalam surat lamaran lamaran pekerjaan, Anda ingin ditujukan kepada orang yang akan membaca lamaran Anda. Jika lowongan pekerjaan tidak memberikan nama spesifik, “Manajer Perekrutan yang Terhormat” adalah pilihan yang aman. Jika Anda memiliki nama, gunakan format yang sama seperti yang Anda gunakan untuk surat bisnis formal.
Surat Informal untuk Teman
Hai!
Saat menulis surat informal kepada teman, mulailah dengan sapaan yang lebih santai. “Hai” atau “Hai” adalah pembuka yang tepat. Anda juga dapat menggunakan nama panggilan atau lelucon jika Anda memiliki hubungan dekat dengan penerimanya. Nada suratnya harus ramah, jadi tunjukkan kepribadian Anda.
Tidak peduli kepada siapa Anda menulis surat atau apa tujuan surat Anda, memulai dengan sapaan yang profesional dan pantas adalah kunci untuk membangun kesan positif pada pesan Anda.
Tips Menulis Ucapan Selamat Berkesan
Saat membuat ucapan berkesan dalam surat, penting untuk menambahkan sentuhan pribadi yang membuat penerimanya merasa istimewa. Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah dengan menyertakan detail atau anekdot spesifik yang menunjukkan bahwa Anda mengenal orang tersebut dengan baik.
Teknik efektif lainnya adalah menggunakan cara bercerita untuk melibatkan pembaca dan menarik perhatian mereka. Dengan membagikan cerita singkat atau anekdot terkait isi surat Anda, Anda dapat menciptakan hubungan emosional dengan pembaca dan membuat pesan Anda lebih berkesan.
Pada akhirnya, tujuan dari setiap pembukaan surat adalah untuk memberikan kesan pertama yang baik. Hal ini sering kali dapat dicapai dengan menggunakan kombinasi sentuhan pribadi dan teknik menulis kreatif. Jadi luangkan waktu Anda dan ciptakan salam yang benar-benar mencerminkan profesionalisme dan kepribadian Anda.
