Saat menulis surat resmi, penutup dan tanda tangan yang tepat sering kali diabaikan. Namun, penting untuk dipahami bahwa cara Anda mengakhiri dan menandatangani surat dapat sangat memengaruhi nada dan kesan keseluruhan yang Anda tinggalkan pada penerimanya.
Pada artikel kali ini kita akan membahas pentingnya penutupan dan tanda tangan yang benar dalam penulisan surat resmi. Kami akan mengeksplorasi berbagai elemen yang terlibat dalam menciptakan akhir yang solid, dan bagaimana setiap komponen dapat memengaruhi pesan yang ingin Anda sampaikan. Tujuan kami adalah memberi Anda panduan komprehensif yang akan membantu Anda mengakhiri surat Anda dengan benar, apa pun maksud atau konteksnya.
Di akhir artikel ini, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang pentingnya penutup dan tanda tangan yang tepat, serta keterampilan yang diperlukan untuk menyusun akhir cerita yang secara akurat mencerminkan niat Anda dan meninggalkan kesan positif pada pembaca. Baik Anda mengirimkan surat bisnis formal, surat rekomendasi, atau catatan pribadi, tip dan wawasan yang diberikan di sini akan memungkinkan Anda menyimpulkan pesan Anda dengan cara yang tepat, efektif, dan mudah diingat.
Jadi, tanpa basa-basi lagi, mari kita selami aspek penting dari teknik penutupan dan tanda tangan – dan bagaimana teknik tersebut dapat meningkatkan dampak dan efektivitas komunikasi tertulis Anda.
Aturan Dasar Penutupan dan Penandatanganan
Dalam menulis surat resmi, penutup dan tanda tangan memegang peranan penting. Elemen terakhir dari surat ini menandakan akhir dari komunikasi dan memberikan penutup kepada penerimanya. Pada bagian ini kita akan membahas tentang aturan dasar penutupan dan tanda tangan dalam surat resmi.
A. Tujuan Penutupan dan Penandatanganan
Tujuan penutupan dan tanda tangan dalam surat resmi adalah untuk menunjukkan rasa hormat kepada penerima dan mengakui pentingnya komunikasi. Penutupan adalah cara menandai berakhirnya surat dan mengucapkan terima kasih kepada penerima atas waktu dan perhatiannya. Sebaliknya, tanda tangan berfungsi sebagai sentuhan pribadi yang menambah keaslian komunikasi.
B. Pentingnya Formalitas
Formalitas adalah kunci dalam penutupan dan penandatanganan surat resmi. Nada suratnya harus profesional, dan bahasanya harus formal. Penutupan dan tanda tangan juga harus sesuai dengan tingkat formalitas surat. Semakin formal suratnya, semakin formal pula penutupan dan tanda tangannya.
C. Aturan Dasar Penutupan dan Penandatanganan
Ada tiga aturan dasar dalam penutupan dan tanda tangan dalam surat resmi: nada, pengalamatan yang tepat, dan penggunaan penutup yang tepat.
1. Nada
Nada penutup dan tanda tangan harus sesuai dengan nada surat. Jika suratnya formal, maka penutup dan tanda tangannya harus formal. Jika suratnya informal, penutupan dan penandatanganannya bisa lebih santai. Nada penutup dan tanda tangan juga harus mencerminkan hubungan antara penulis dan penerima.
2. Pengalamatan yang Benar
Pemberian alamat yang tepat kepada penerima adalah penting dalam hal penutupan dan tanda tangan. Gunakan gelar yang tepat dan sapa penerima dengan cara yang pantas. Jika Anda tidak yakin tentang cara yang tepat untuk menyapa penerimanya, telitilah atau tanyakan kepada seseorang yang tahu.
3. Penggunaan Penutupan yang Tepat
Penutupan surat adalah hal terakhir yang dibaca oleh penerimanya, jadi penting untuk meninggalkan kesan yang baik. Penutupan yang tepat akan bergantung pada tingkat formalitas surat dan hubungan antara penulis dan penerima. Contoh penutup yang tepat adalah “Hormat kami”, “Salam hormat”, dan “Hormat kami”.
Penutupan dan penandatanganan surat resmi merupakan elemen penting yang menunjukkan rasa hormat kepada penerima dan mengakui pentingnya komunikasi. Nada surat harus sesuai dengan tingkat formalitas surat, penerima harus disapa dengan benar, dan penutup yang tepat harus digunakan. Dengan mengikuti aturan dasar ini, Anda dapat menutup surat resmi Anda dengan catatan yang benar.
Penulisan Surat Formal
Ketika menulis surat formal, ada format dan elemen khusus yang perlu dipertimbangkan. Pada bagian ini, kita akan mengeksplorasi format dan elemen surat resmi yang tepat yang akan membantu Anda menciptakan komunikasi yang profesional dan efektif.
A. Format Surat Resmi
Format surat formal penting untuk memberikan tampilan profesional pada surat. Surat resmi harus diketik, dicetak atau ditulis dengan font yang mudah dibaca, dan dicetak di atas kertas yang bersih dan berkualitas tinggi. Tata letaknya harus mengikuti pola tertentu, yang meliputi:
Kop surat: Bagian paling atas surat harus memuat logo, nama, dan alamat organisasi. Bagian ini bertujuan untuk mengidentifikasi pengirim surat.
Tanggal: Tanggal penulisan surat harus mencantumkan hari, bulan, dan tahun. Letaknya di bawah kop surat, biasanya sejajar dengan sisi kanan halaman.
Alamat Dalam: Alamat dalam berisi nama, jabatan, dan alamat penerima. Bagian ini memberi pembaca rincian yang diperlukan untuk mengidentifikasi penerima yang dituju.
Salam: Salam digunakan untuk menyapa penerima surat. Biasanya dimulai dengan “Yang Terhormat” diikuti dengan gelar dan nama belakang penerima.
Badan: Badan surat adalah tempat penyampaian pesan. Itu harus disusun dengan spasi paragraf yang tepat dan kalimat yang jelas.
Penutup: Penutupan adalah cara yang sopan untuk mengakhiri surat. Biasanya berisi frasa seperti “Hormat kami” atau “Salam” yang diikuti dengan koma.
Tanda tangan : Tanda tangan merupakan sentuhan pribadi yang menandakan persetujuan pengirim terhadap isi surat. Itu harus ditempatkan di bawah garis penutup.
Lampiran: Lampiran disertakan jika ada dokumen yang dilampirkan pada surat.
B. Unsur-unsur Surat Resmi
Kop Surat: Seperti disebutkan sebelumnya, kop surat memuat logo, nama, dan alamat pengirim. Itu harus ditempatkan di bagian atas surat.
Tanggal: Tanggal harus mencantumkan hari, bulan, dan tahun surat itu ditulis.
Alamat Dalam: Alamat dalam harus mencantumkan nama, jabatan, dan alamat penerima.
Salam: Salam harus ditujukan kepada penerima dengan gelar dan nama belakang yang tepat.
Isi: Isi harus diatur dengan spasi paragraf yang tepat, kalimat yang jelas, serta tata bahasa dan tanda baca yang tepat.
Penutup: Penutup harus meninggalkan kesan mendalam di benak pembaca. Itu harus sopan, penuh hormat, dan profesional.
Tanda tangan: Tanda tangan harus dapat dibaca dan ditempatkan di bawah garis penutup.
Lampiran: Lampiran harus disertakan jika ada dokumen yang dilampirkan pada surat.
Penggunaan format dan elemen surat resmi yang tepat sangat penting untuk menciptakan komunikasi yang profesional dan efektif.
Aturan Penulisan Penutup
Dalam menulis surat resmi, memilih penutup yang tepat sama pentingnya dengan menyusun pesan. Penutupan Anda berfungsi sebagai kesan abadi yang mencerminkan keseluruhan nada, profesionalisme, dan kredibilitas Anda. Berikut adalah beberapa pedoman umum yang harus Anda ikuti ketika memikirkan tentang penutupan Anda:
A. Aturan Umum Pemilihan Penutup
- Bersikaplah tulus dan lugas: Penutupan harus sesuai dengan nada pesan Anda, dan konsisten dengan keseluruhan pesan yang Anda sampaikan di seluruh surat Anda.
- Bersikaplah hormat dan profesional: Ingatlah penerima dan hubungan Anda dengan mereka. Penting untuk memastikan bahwa penutupan surat dilakukan dengan tepat dan profesional berdasarkan konteks surat.
- Ringkas: Penutupan Anda harus singkat dan sederhana, dan tidak mengurangi pesan itu sendiri. Terlalu banyak kata atau penutupan yang bertele-tele dapat mengurangi efektivitas pesan Anda.
B. Penutupan Resmi
Penutupan formal cocok untuk surat bisnis, korespondensi akademik, dan komunikasi profesional lainnya yang memerlukan formalitas dan rasa hormat.
Beberapa contoh umum penutupan formal meliputi:
- Sungguh-sungguh
- Dengan sungguh-sungguh
- Hormat kami
- Hormat kami
C. Penutupan Semi Formal
Penutupan semi formal cocok untuk surat yang bernada lebih pribadi atau bersahabat, dan sering digunakan dalam suasana profesional.
Beberapa contoh umum penutupan semi formal meliputi:
- Salam
- Salam
- Salam hangat
- Dengan hormat
D. Penutupan Informal
Penutupan informal cocok untuk korespondensi yang lebih santai di mana nada formal tidak diperlukan.
Beberapa contoh umum penutupan informal meliputi:
- Bersulang
- Salam
- Hati-hati
- Apa pun yang mencerminkan gaya atau hubungan pribadi Anda dengan penerimanya
Menulis penutup bukan sekedar menyisipkan kata di akhir surat atau email. Ini memainkan peran penting dalam menciptakan nada yang tepat dan mengakhiri pesan dengan cara yang memperkuat tujuan surat secara keseluruhan. Dengan mengikuti pedoman ini dan memilih penutup yang sesuai dengan konteksnya, Anda dapat menciptakan kesan abadi dan positif pada penerimanya. Saat mengakhiri surat resmi, memilih frasa penutup yang tepat sangatlah penting. Frasa penutup adalah pernyataan terakhir sebelum tanda tangan yang menyampaikan pesan penting kepada penerima yang menandakan maksud dan nada penulis.
Frasa penutup formal digunakan ketika menulis kepada seseorang yang memegang otoritas atau posisi lebih tinggi seperti rekan bisnis atau pejabat pemerintah. Ungkapan-ungkapan ini menyampaikan rasa hormat, profesionalisme, dan tingkat formalitas yang sesuai.
Frasa penutup formal yang umum digunakan adalah “Hormat kami”, “Hormat kami”, “Dengan setia”, “Hormat kami”, dan “Salam”. “Hormat kami” dianggap paling formal dan direkomendasikan untuk digunakan saat menulis surat kepada penerima yang terhormat atau tidak dikenal. “Hormat kami” dan “Dengan Setia” dapat digunakan untuk korespondensi bisnis atau surat kepada pejabat pemerintah. “Hormat kami” adalah penutup yang tepat untuk permintaan atau pertanyaan formal. “Salam hormat” adalah frasa formal yang lebih santai dan dapat digunakan saat menulis surat kepada seseorang yang memiliki hubungan baik dengan Anda.
Frasa penutup semi formal digunakan saat menulis kepada seseorang yang memiliki hubungan profesional atau pribadi. Nadanya kurang formal dibandingkan dengan ungkapan formal namun tetap menjaga rasa hormat dan profesionalisme.
Frasa penutup semi-formal yang umum digunakan adalah “Salam hangat”, “Hormat”, “Salam”, dan “Hormat kami”. “Salam hangat” dan “Hormat” adalah frasa hangat dan bersahabat yang dapat digunakan saat menulis surat kepada rekan bisnis, manajer perekrutan, atau kolega. “Salam hormat” dianggap lebih formal daripada “Salam hangat” dan cocok untuk hubungan bisnis yang memiliki tingkat keakraban. “Hormat kami” adalah frasa semi formal yang paling formal dan direkomendasikan untuk digunakan saat surat mengungkapkan rasa terima kasih atau penghargaan.
Frasa penutup informal digunakan saat menulis kepada seseorang yang memiliki hubungan pribadi. Nadanya santai dan bersahabat serta dapat digunakan saat menulis surat kepada teman, keluarga, kenalan, atau kolega yang sudah menjalin ikatan dengan Anda.
Frasa penutup informal yang umum digunakan adalah “Cheers”, “Terbaik”, “Hati-hati”, dan “Salam”. “Cheers” adalah ungkapan ramah dan informal yang umum digunakan di Inggris dan Australia. “Terbaik” adalah ungkapan pendek dan manis yang menunjukkan niat baik dan kehangatan. “Hati-hati” adalah ungkapan sopan dan penuh perhatian yang menunjukkan kepedulian terhadap kesejahteraan penerimanya. “Salam” adalah frasa penutup informal yang paling umum digunakan dan merupakan cara yang santai namun penuh hormat untuk mengakhiri surat.
Memilih frase penutup yang tepat adalah penting ketika mengakhiri surat resmi. Nada dan tingkat formalitas bergantung pada penerima dan sifat surat. Dengan mengikuti pedoman setiap jenis kalimat penutup, penulis dapat menyampaikan pesan yang jelas dan tepat kepada penerimanya sehingga akan meninggalkan kesan positif.
Aturan Tanda Tangan
Ketika mengakhiri surat resmi, tanda tangan memainkan peran penting dalam mewakili penulis dan mengakui penerimanya. Memahami pentingnya aturan tanda tangan sangat penting untuk menyusun catatan penutup yang sukses.
A. Pentingnya Tanda Tangan
Tanda tangan berfungsi sebagai stempel pribadi untuk menunjukkan bahwa pesan tersebut sah dan otentik. Hal ini juga menggambarkan profesionalisme penulis dan menciptakan rasa percaya antara pengirim dan penerima. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa tanda tangan jelas dan mudah dibaca.
B. Penempatan Tanda Tangan
Posisi tanda tangan umumnya diletakkan di akhir surat atau dokumen, tepat di atas cetakan nama penulis. Margin ini harus sejajar dengan margin kiri atau kanan, tergantung pada format dokumen.
C.Format Tanda Tangan
Ada pedoman khusus yang harus diikuti dalam hal format tanda tangan. Ini termasuk font, ukuran, dan warna.
1. Jenis huruf
Font yang digunakan untuk tanda tangan harus sederhana dan mudah dibaca. Disarankan untuk menggunakan font yang mirip dengan teks isi dokumen untuk menjaga konsistensi.
2. Ukuran
Tanda tangan tidak boleh terlalu kecil atau terlalu besar. Itu harus pas di tempatnya, tanpa menutupi bagian teks mana pun. Umumnya, ukuran antara 10-12 pt dianggap ideal.
3. Warna
Disarankan untuk menggunakan warna yang kontras dengan latar belakang dokumen agar menonjol. Pena tinta hitam atau biru biasanya digunakan untuk tanda tangan fisik.
D.Tanda Tangan Elektronik
Di era digital, tanda tangan elektronik sudah menjadi hal yang lazim. Ini adalah cara legal untuk menandatangani dokumen secara elektronik tanpa perlu mencetak dan memindai. Tanda tangan dapat dibuat menggunakan berbagai alat seperti Adobe Sign, DocuSign, atau sekadar menandatangani di perangkat layar sentuh seperti iPad atau tablet. Namun, penting untuk memastikan bahwa tanda tangan elektronik mengikat secara hukum sesuai dengan hukum yang berlaku di wilayah tersebut.
Penempatan, format, dan penggunaan format tanda tangan yang tepat memainkan peran penting dalam menyelesaikan komunikasi formal. Itu selalu bijaksana untuk mengikuti aturan tanda tangan untuk mencapai puncak pesan Anda dalam catatan yang benar.
Praktik Tanda Tangan Umum
Tanda tangan yang tepat adalah bagian penting dari surat atau dokumen resmi. Ini bukan sekedar formalitas belaka tetapi juga menjadi indikasi profesionalisme, kredibilitas, dan kewibawaan penulis. Di bagian ini, kita akan melihat empat jenis utama praktik tanda tangan:
A. Tanda Tangan Penuh
Tanda tangan lengkap adalah jenis tanda tangan yang paling umum digunakan dalam dokumen formal. Jenis tanda tangan ini mencantumkan nama lengkap penulis, sering kali diikuti dengan sebutan profesionalnya, seperti “MD” untuk dokter atau “Esq.” untuk pengacara. Tanda tangan lengkap memberi kesan otoritas dan legitimasi pada surat, menjadikannya pilihan ideal untuk dokumen hukum atau surat formal.
B. Inisial-Tanda Tangan
Tanda tangan inisial biasanya digunakan dalam situasi di mana penulis lebih memilih untuk merahasiakan nama lengkapnya atau menggunakan formulir yang disingkat untuk tanda tangan. Biasanya mencantumkan inisial pertama, tengah, atau terakhir penulis, diikuti dengan titik yang memisahkannya, dengan atau tanpa huruf lain. Tanda tangan ini sering digunakan dalam dokumen bisnis atau pemerintah untuk menjaga tingkat kerahasiaan atau singkatnya.
C. Tanda Tangan Informal
Tanda tangan informal adalah gaya tanda tangan yang lebih santai dan kasual, sering digunakan untuk korespondensi pribadi atau surat bisnis kasual. Jenis tanda tangan ini bisa berupa apa saja, mulai dari nama panggilan seseorang hingga coretan sederhana dan mengekspresikan kepribadian serta kreativitasnya.
D. Tanda Tangan Resmi
Tanda tangan formal adalah jenis tanda tangan yang diperuntukkan bagi korespondensi bisnis atau pemerintahan tingkat tinggi, di mana tanda tangan penulisnya adalah perwakilan dari organisasi yang diwakilinya. Biasanya mencakup posisi penulis dan nama perusahaan. Dalam hal ini, tanda tangan formal harus dirancang sedemikian rupa sehingga mewakili merek atau logo organisasi.
Memilih jenis tanda tangan yang tepat untuk dokumen formal apa pun sangatlah penting. Tanda tangan lengkap memberikan legitimasi, sedangkan tanda tangan awal memberikan tingkat kerahasiaan. Tanda tangan informal mencerminkan kepribadian penulis, sedangkan tanda tangan formal mewakili suatu organisasi. Selalu pertimbangkan audiens dan konteks yang akan digunakan saat membuat tanda tangan untuk dokumen formal apa pun.
Tip Bermanfaat untuk Penutupan dan Tanda Tangan
Saat mengirim surat jenis apa pun, penting untuk memastikan isinya rapi dan profesional. Hal ini terutama berlaku untuk surat formal, karena merupakan perpanjangan dari merek Anda dan dapat memengaruhi reputasi Anda. Berikut adalah beberapa tip bermanfaat untuk penutupan dan tanda tangan yang dapat membantu Anda mengakhiri surat Anda dengan catatan yang benar.
A. Proofreading sebelum mengirimkan Surat
Salah satu langkah terpenting dalam setiap proses penulisan adalah mengoreksi. Kesalahan sekecil apa pun dapat membahayakan keseluruhan pesan yang ingin Anda sampaikan. Sebelum mengirim surat Anda, bacalah beberapa kali untuk memeriksa kesalahan tata bahasa, ejaan, dan format. Ada baiknya juga meminta orang lain membaca surat Anda untuk mendapatkan opini kedua.
B. Memformat Surat
Memformat surat Anda penting agar mudah dibaca dan menarik secara visual. Pastikan ada jarak antar paragraf yang cukup dan gunakan font standar seperti Arial atau Times New Roman. Bagi konten menjadi paragraf pendek dan gunakan judul dan poin-poin untuk menarik perhatian pada informasi penting.
C. Menggunakan Template
Menggunakan templat dapat menghemat waktu Anda dan memastikan surat Anda terlihat profesional. Pastikan untuk memilih templat yang sesuai dengan tujuan dan nada surat Anda. Anda dapat menemukan templat online atau di perangkat lunak pengolah kata.
D. Meninjau Sampel
Meninjau contoh surat resmi lainnya dapat memberi Anda ide tentang cara menyusun surat Anda sendiri. Carilah contoh yang mirip dengan surat Anda dalam hal nada dan tujuan.
E. Tindak lanjut
Menindaklanjuti adalah langkah penting untuk memastikan bahwa surat Anda telah diterima dan ditindaklanjuti. Ini dapat dilakukan melalui email atau telepon. Bersikaplah sopan dan profesional dalam nada bicara Anda, dan berikan ringkasan yang jelas dan ringkas tentang isi surat asli Anda. Menindaklanjuti juga memberi Anda kesempatan untuk mengatasi masalah atau kekhawatiran apa pun yang mungkin muncul setelah surat dikirimkan.
Dengan mengikuti tip bermanfaat untuk penutupan dan tanda tangan ini, Anda dapat memastikan bahwa surat resmi Anda diakhiri dengan catatan yang benar. Ingatlah untuk mengoreksi, memformat surat Anda dengan benar, menggunakan templat, meninjau sampel, dan menindaklanjuti untuk memastikan bahwa pesan Anda diterima dan ditindaklanjuti.
Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Penutupan dan Tanda Tangan
Saat menutup surat resmi, ada beberapa kesalahan yang harus dihindari dengan cara apa pun. Kesalahan-kesalahan tersebut antara lain:
A. Menggunakan Penutupan yang Tidak Tepat
Penggunaan penutup yang tidak tepat dapat memberikan kesan yang salah pada penerima surat Anda. Penting untuk memilih penutup yang sesuai dengan nada surat Anda dan hubungan Anda dengan penerima. Misalnya, jika Anda menulis surat bisnis formal, gunakan penutup informal seperti “Cheers!” tidak akan tepat.
B. Ejaan dan Tata Bahasa yang Salah
Ejaan dan tata bahasa yang salah dapat mengurangi profesionalisme surat Anda secara keseluruhan. Pastikan untuk mengoreksi surat Anda beberapa kali dan minta orang lain untuk meninjaunya juga. Ini dapat membantu menangkap kesalahan apa pun yang mungkin Anda lewatkan.
C. Menghilangkan Tanda Tangan
Ingatlah selalu untuk menandatangani surat Anda sebelum mengirimkannya. Menghilangkan tanda tangan dapat membuat surat tersebut tampak seolah-olah bukan Anda yang mengirimkannya, dan dapat menimbulkan kebingungan bagi penerimanya.
Hindari kesalahan umum ini saat menutup surat resmi, untuk memastikan Anda meninggalkan kesan yang baik kepada penerimanya.
