Di dunia profesional saat ini, email telah menjadi mode komunikasi utama. Hal ini telah mengubah cara masyarakat berinteraksi, khususnya dalam dunia bisnis. Resume dan surat lamaran, yang dulu dikirimkan melalui surat fisik, kini dikirim melalui email. Salah satu bagian penting dari aplikasi email adalah pesan surat lamaran email. Ini adalah komunikasi pertama yang akan diterima oleh calon pemberi kerja dari pelamar pekerjaan, dan sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang baik.
Pentingnya Pesan Surat Pengantar Email
Saat ini, pesan email mudah diabaikan atau dihapus jika tidak memiliki substansi yang sesuai atau tidak menarik perhatian pembaca. Pesan surat lamaran email yang ditulis dengan baik dapat membuat perbedaan dalam proses lamaran pekerjaan. Pesannya harus jelas, ringkas, dan mudah diingat. Akan membantu jika Anda memastikannya merangkum semua konten penting yang Anda ingin pembaca ketahui agar mereka memutuskan untuk terus membaca lamaran Anda.
Riset
Saat menulis pesan surat lamaran email, melakukan penelitian menyeluruh sangatlah penting. Bagian ini akan mencakup tiga bidang penelitian utama: Informasi Perusahaan, Analisis Deskripsi Pekerjaan, dan Riset Kontak Person.
A.Informasi Perusahaan
Sebelum Anda mulai menulis surat lamaran email, penting untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang perusahaan tempat Anda melamar. Ini tidak hanya menunjukkan ketertarikan Anda pada perusahaan, namun juga membantu Anda menyesuaikan surat lamaran Anda dengan kebutuhan dan nilai spesifik mereka.
Mulailah dengan mengunjungi situs web perusahaan dan membaca bagian Tentang Kami dan Berita. Catat misi, nilai, dan pencapaian terkini perusahaan. Anda juga dapat meneliti perusahaan tersebut di situs web pihak ketiga dan platform media sosial untuk mengetahui apa yang dikatakan orang lain tentang mereka.
Pastikan juga untuk meneliti industri perusahaan dan pesaing untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang posisi mereka di pasar. Pengetahuan ini dapat membantu Anda menyoroti keterampilan dan pengalaman yang relevan dalam surat lamaran Anda.
B. Analisis Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah peta jalan Anda untuk menulis surat lamaran email yang tepat sasaran dan efektif. Bacalah lowongan pekerjaan dengan cermat dan catat kualifikasi, tanggung jawab, dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk posisi tersebut.
Gunakan informasi ini untuk mengidentifikasi pengalaman dan keterampilan Anda yang selaras dengan persyaratan pekerjaan. Kemudian, pastikan untuk menyoroti poin-poin penting ini dalam surat lamaran Anda untuk menunjukkan kepada pemberi kerja bahwa Anda adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu.
Penting juga untuk memperhatikan kata kunci atau frasa apa pun yang digunakan dalam deskripsi pekerjaan. Banyak perusahaan menggunakan sistem pelacakan pelamar (ATS) untuk memfilter lamaran berdasarkan kata kunci tertentu, sehingga memasukkannya ke dalam surat lamaran Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk diperhatikan.
C. Riset Kontak Person
Mengirimkan surat lamaran email Anda kepada orang yang tepat dapat membuat perbedaan besar dalam pencarian kerja Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda telah berupaya melakukan riset dan serius dengan posisi tersebut.
Mulailah dengan mencari nama dan alamat email manajer perekrutan atau perekrut. Informasi ini sering kali disertakan dalam uraian tugas atau di situs web perusahaan. Jika Anda tidak dapat menemukan nama, kirimkan surat lamaran Anda ke departemen atau tim yang bertanggung jawab atas posisi tersebut.
Jika semuanya gagal, Anda dapat mencoba menghubungi departemen layanan pelanggan perusahaan untuk mendapatkan bantuan. Ingatlah untuk bersikap sopan dan profesional saat meminta bantuan.
Melakukan penelitian menyeluruh adalah langkah penting dalam menulis pesan surat lamaran email. Dengan mengumpulkan informasi tentang perusahaan, menganalisis deskripsi pekerjaan, dan meneliti orang yang dapat dihubungi, Anda akan dapat menyesuaikan surat lamaran Anda dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.
Pemformatan
Saat menulis pesan surat lamaran email, pemformatan memainkan peran penting dalam menyampaikan pesan Anda secara efektif. Berikut beberapa tip dan contoh untuk membantu Anda memformat pesan surat lamaran email Anda dengan benar:
A. Baris Subjek
Tip untuk Baris Subjek yang Efektif: Jagalah baris subjek Anda tetap pendek dan langsung pada sasaran. Gunakan kata-kata tindakan untuk menarik perhatian pembaca, dan pastikan kata-kata tersebut relevan dengan pekerjaan yang Anda lamar. Hindari penggunaan huruf besar semua atau penggunaan tanda seru secara berlebihan.
Contoh Baris Subjek yang Menarik Perhatian: “Manajer Penjualan Berpengalaman Mencari Peluang Baru”, “Desainer Pemenang Penghargaan Tersedia untuk Pekerjaan Freelance”, “Lulusan Baru dengan Keterampilan Menulis yang Kuat Tertarik pada Posisi Editorial”.
B.Salam
Selalu awali pesan surat lamaran email Anda dengan salam profesional. Gunakan nama penerima jika memungkinkan, dan hindari penggunaan salam informal seperti “Hai” atau “Hai”. Berikut beberapa contoh salam profesional:
- [Nama] yang terhormat
- Halo nama]
- Selamat pagi/siang [Nama]
C. Badan Email
Tips Menulis Pesan Email yang Efektif: Jaga agar pesan Anda tetap ringkas dan fokus pada pekerjaan yang Anda lamar. Gunakan poin-poin penting untuk menyoroti keahlian dan pencapaian Anda, dan sesuaikan pesan Anda untuk menunjukkan mengapa Anda cocok untuk perusahaan tersebut.
Menggunakan Tata Bahasa dan Tanda Baca yang Benar: Selalu koreksi pesan Anda untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa, dan gunakan tanda baca yang tepat. Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan pesan teks.
Pedoman Panjang dan Struktur: Simpan pesan surat lamaran email Anda dalam satu halaman jika memungkinkan. Gunakan paragraf pendek dan poin-poin untuk memecah teks dan membuatnya lebih mudah dibaca.
D.Penutupan
Akhiri pesan surat lamaran email Anda dengan frasa penutup yang profesional. Berikut beberapa contoh frasa penutup terbaik:
- Sungguh-sungguh
- Salam
- Terima kasih atas waktu dan pertimbanganmu
E. Penandatanganan dan Penandatanganan
Terakhir, pastikan untuk menandatangani pesan surat lamaran email Anda dengan tanda tangan yang sesuai. Ini harus mencakup nama lengkap Anda, informasi kontak, dan tautan apa pun yang relevan dengan kehadiran online profesional Anda (seperti profil LinkedIn atau situs web pribadi).
Dengan mengikuti tip dan contoh pemformatan ini, Anda dapat membuat pesan surat lamaran email yang profesional, efektif, dan disesuaikan dengan pekerjaan yang Anda lamar. Semoga beruntung!
Menyesuaikan Pesan Surat Pengantar Email Anda
Saat menulis surat lamaran email, salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan adalah menyesuaikan konten Anda. Ini berarti menyesuaikan pesan Anda dengan posisi pekerjaan yang Anda lamar, menyelaraskan dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan, dan menyampaikan keterampilan dan kualifikasi Anda dengan contoh spesifik.
A. Menyesuaikan Konten dengan Posisi Pekerjaan
Sebelum Anda mulai menulis surat lamaran email, penting untuk meneliti posisi pekerjaan yang Anda lamar secara menyeluruh. Dengan melakukan ini, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan organisasi dan bagaimana Anda dapat memenuhinya. Setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang deskripsi pekerjaan, Anda dapat mulai menyesuaikan pesan Anda.
Gunakan kata kunci dan frasa spesifik dari postingan pekerjaan, dan soroti pencapaian dan pengalaman Anda yang berhubungan langsung dengan posisi tersebut. Tujuan Anda adalah menunjukkan kepada manajer perekrutan bahwa Anda memiliki pemahaman yang sangat baik tentang peran tersebut dan bahwa Anda sangat cocok untuk pekerjaan tersebut.
B. Menyelaraskan Konten dengan Budaya dan Nilai-Nilai Perusahaan
Selain menyesuaikan pesan Anda dengan posisi pekerjaan, penting juga untuk menyelaraskan konten Anda dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan. Dengan melakukan ini, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda bukan hanya kandidat yang baik di atas kertas, namun Anda juga memahami tentang perusahaan itu dan bahwa Anda dapat berkontribusi terhadap keseluruhan misinya.
Beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menyelaraskan konten Anda dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan termasuk meneliti pernyataan misi dan nilai-nilai organisasi, menggunakan bahasa yang mencerminkan budaya perusahaan, dan menyoroti pengalaman yang menunjukkan keselarasan Anda dengan misi perusahaan.
C. Mengatasi Keterampilan dan Kualifikasi dengan Contoh Spesifik
Terakhir, saat menulis surat lamaran email, penting untuk menunjukkan keahlian dan kualifikasi Anda dengan contoh spesifik. Ini berarti lebih dari sekedar daftar sederhana kualifikasi Anda dan sebagai gantinya memberikan contoh bagaimana Anda menggunakan keterampilan Anda untuk mencapai tujuan tertentu atau memecahkan masalah dalam peran sebelumnya.
Gunakan contoh spesifik yang menunjukkan kemampuan Anda untuk bekerja mandiri, bekerja dengan baik dalam tim, dan berkomunikasi secara efektif dengan orang lain. Ingatlah bahwa tujuannya bukan hanya untuk mencantumkan keahlian dan kualifikasi Anda tetapi untuk menunjukkan bagaimana Anda telah menggunakannya dalam situasi praktis.
Dengan menyesuaikan surat lamaran email Anda dengan posisi pekerjaan, menyelaraskan dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan, dan membahas keterampilan dan kualifikasi dengan contoh spesifik, Anda dapat membuat pesan yang kuat dan efektif yang menunjukkan kesesuaian Anda dengan peran dan nilai Anda sebagai kandidat.
Termasuk Lampiran dan Tautan
A. Mengapa Lampiran dan Tautan Penting
Menyertakan lampiran dan tautan dalam pesan surat lamaran email Anda dapat membuat perbedaan besar di mata manajer perekrutan. Dengan memberikan materi tambahan, Anda memberikan pemahaman yang lebih baik kepada manajer perekrutan tentang kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan Anda.
Lampiran, seperti resume atau portofolio Anda, memungkinkan manajer perekrutan melihat contoh pekerjaan Anda dan mendapatkan pemahaman lebih dalam tentang latar belakang Anda. Demikian pula, tautan ke situs web pribadi Anda, halaman LinkedIn, atau portofolio online dapat memamerkan karya Anda dan memberikan informasi tambahan tentang perjalanan karier Anda.
Lampiran dan tautan tidak hanya memberikan informasi berharga, namun juga menunjukkan perhatian Anda terhadap detail dan kemampuan menggunakan teknologi secara efektif. Hal ini dapat membedakan Anda dari pelamar lainnya dan memberikan kesan positif pada manajer perekrutan.
B. Cara Menyertakan Lampiran dan Tautan
Saat menyertakan lampiran, pastikan lampiran berada dalam format yang mudah diakses dan kompatibel dengan perangkat lunak perusahaan. Format umum termasuk dokumen PDF atau Word. Penting juga untuk memberi label pada lampiran Anda dengan nama deskriptif, seperti “Jane_Doe_Resume.pdf” atau “John_Smith_Portfolio.docx”.
Saat menyertakan tautan, pastikan tautan tersebut berfungsi dan mengarah langsung ke konten yang dimaksudkan. Mungkin juga bermanfaat untuk menyertakan deskripsi singkat tentang konten yang ditautkan untuk memberikan konteks kepada manajer perekrutan.
Untuk menghindari manajer perekrutan kewalahan dengan terlalu banyak lampiran atau tautan, hanya sertakan yang relevan dengan posisi atau industri yang Anda lamar. Prioritaskan materi yang menonjolkan kualifikasi dan pengalaman Anda yang paling relevan.
Selain itu, pastikan untuk merujuk lampiran dan tautan Anda di dalam isi pesan surat lamaran email Anda. Hal ini memberikan konteks dan mendorong manajer perekrutan untuk meninjau materi yang disediakan.
Dimasukkannya lampiran dan tautan dapat sangat meningkatkan pesan surat lamaran email Anda dan memberikan kesan positif pada manajer perekrutan. Pastikan untuk menggunakannya secara strategis dan dengan tujuan.
Email Tindak Lanjut
Setelah mengirimkan surat lamaran email Anda, penting untuk menindaklanjuti email berikutnya untuk menunjukkan minat dan memastikan bahwa lamaran Anda diterima oleh manajer perekrutan. Bagian berikut akan membahas pentingnya email tindak lanjut, waktu dan frekuensi pengiriman pesan-pesan ini, dan tips untuk membuat email tindak lanjut yang menarik.
A. Pentingnya Email Tindak Lanjut
Email tindak lanjut sangat penting karena menunjukkan kepada manajer perekrutan bahwa Anda benar-benar tertarik dengan posisi tersebut dan bersedia melakukan upaya ekstra untuk mengamankannya. Dengan mengirimkan email tindak lanjut, Anda menunjukkan antusiasme dan ketelitian Anda terhadap pekerjaan tersebut, yang dapat meningkatkan peluang Anda untuk terpilih untuk wawancara. Selain itu, sangat penting untuk menindaklanjutinya karena terkadang, manajer perekrutan menerima ratusan lamaran, dan ada kemungkinan email Anda hilang saat diacak. Email tindak lanjut memastikan bahwa aplikasi Anda diperhatikan.
B. Waktu dan Frekuensi
Waktu pengiriman email tindak lanjut sangat penting. Anda tidak ingin terlalu agresif dan langsung mengirimkannya, namun Anda juga tidak ingin menunggu terlalu lama hingga posisi tersebut mungkin sudah terisi. Aturan praktis yang baik adalah mengirimkan email tindak lanjut seminggu setelah email pertama Anda. Setelah tindak lanjut awal Anda, tunggu seminggu lagi dan kirim email lagi. Jika Anda masih belum mendengar apa pun, kirimkan satu email tindak lanjut lagi seminggu kemudian. Umumnya, maksimal tiga email yang harus Anda kirim kecuali manajer perekrutan telah merespons dan meminta informasi tambahan atau komunikasi lebih lanjut.
C. Tips Menulis Email Tindak Lanjut yang Efektif
Singkat dan lugas. Jaga agar email Anda singkat dan menarik, dan langsung pada intinya. Manajer perekrutan memiliki jadwal sibuk dan mungkin tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang.
Akui email sebelumnya yang Anda kirim. Sebutkan bahwa Anda mengirimkan email tindak lanjut untuk memeriksa apakah ada pembaruan mengenai aplikasi Anda.
Nyatakan kembali ketertarikan Anda pada posisi tersebut. Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan pekerjaan tersebut dan mengapa Anda merasa cocok untuk posisi tersebut.
Soroti pengalaman atau keterampilan yang relevan. Ingatkan manajer perekrutan tentang kualifikasi Anda dan bagaimana kualifikasi tersebut selaras dengan persyaratan pekerjaan.
Akhiri dengan ajakan bertindak. Tanyakan dengan sopan apakah posisi tersebut telah terisi dan apakah ada informasi lebih lanjut yang mungkin mereka perlukan dari Anda.
Ingatlah bahwa tujuan email tindak lanjut adalah untuk selalu diingat oleh manajer perekrutan dan menunjukkan dedikasi Anda terhadap pekerjaan. Dengan mengirimkan email tindak lanjut yang dibuat dengan baik, Anda meningkatkan peluang Anda untuk terpilih untuk wawancara dan pada akhirnya mendapatkan pekerjaan.
Kesalahan Umum Surat Pengantar Email
Saat menulis surat lamaran email, ada beberapa kesalahan umum yang harus dihindari. Ini termasuk:
A. Pesan yang terlalu rumit
Penting untuk menjaga surat lamaran email Anda tetap ringkas dan langsung pada sasaran. Jangan mencoba mengesankan pembaca dengan bahasa yang terlalu rumit atau pernyataan yang berbelit-belit. Sebaliknya, fokuslah untuk mengomunikasikan keahlian dan pengalaman Anda yang relevan dengan cara yang jelas dan lugas.
B. Menyertakan Informasi yang Tidak Relevan
Jangan sertakan informasi dalam surat lamaran email Anda yang tidak relevan dengan pekerjaan yang Anda lamar. Tetaplah mendiskusikan keterampilan dan pengalaman Anda yang selaras dengan persyaratan pekerjaan.
C. Mengabaikan Tata Bahasa dan Ejaan yang Benar
Selalu koreksi surat lamaran email Anda sebelum mengirimkannya. Kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa dapat memberikan kesan pertama yang buruk pada manajer perekrutan.
D. Tidak Menyesuaikan Diri dengan Posisi Pekerjaan
Setiap surat lamaran email yang Anda kirim harus disesuaikan dengan posisi pekerjaan spesifik yang Anda lamar. Hindari menggunakan template yang seragam dan sebagai gantinya, soroti keterampilan dan pengalaman yang membuat Anda cocok untuk pekerjaan tersebut.
E. Menggunakan Template Generik
Surat pengantar email harus dipersonalisasi dan unik untuk Anda. Menggunakan template umum dapat membuat aplikasi Anda tampak impersonal dan tidak profesional.
F. Pemformatan yang Tidak Benar
Pastikan surat lamaran email Anda mudah dibaca dan diformat dengan benar. Gunakan poin-poin dan paragraf pendek untuk memecah teks dan membuatnya lebih menarik secara visual. Hindari penggunaan font atau warna berbeda yang dapat mengganggu pembaca.
Tips Mengirim Surat Pengantar Email Anda
Saat mengirimkan surat lamaran email Anda, penting untuk berhati-hati untuk memastikan semuanya benar. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda:
A. Periksa kembali Alamat Email
Sebelum menekan “kirim”, periksa kembali apakah Anda telah memasukkan alamat email penerima yang benar. Sangat mudah untuk secara tidak sengaja mengetikkan alamat email yang salah ketika Anda sedang terburu-buru atau tidak memperhatikan. Pastikan Anda mengirimkan surat lamaran email Anda ke orang yang tepat dengan meninjau alamat email penerima dengan cermat.
B. Mengirim Email Uji ke Diri Sendiri atau Teman
Untuk memastikan surat lamaran email Anda terlihat dan terdengar bagus, kirimkan email percobaan kepada diri Anda sendiri atau teman sebelum mengirimkannya ke penerima yang dituju. Dengan melakukan ini, Anda dapat melihat tampilan email dari sudut pandang penerima dan melakukan perubahan atau pengeditan yang diperlukan sebelum menyelesaikan email.
C. Waktu Pengiriman Email
Waktu adalah segalanya ketika mengirimkan surat lamaran email Anda. Mengirimkannya terlalu dini atau terlambat dapat berarti bahwa pesan tersebut hilang di kotak masuk penerima atau diabaikan seluruhnya. Waktu terbaik untuk mengirim surat lamaran email Anda adalah pada hari kerja, pada jam kerja biasa. Dengan cara ini, email Anda memiliki peluang lebih besar untuk dilihat dan dibaca tepat waktu.
Dengan mengikuti tip berikut, Anda dapat memastikan bahwa surat lamaran email Anda bebas dari kesalahan, diterima dengan baik, dan pada akhirnya membantu Anda mendapatkan pekerjaan yang Anda inginkan.
Contoh Pesan Surat Pengantar Email
Sebagai pencari kerja, penting untuk memastikan bahwa setiap aspek lamaran Anda menonjol, termasuk pesan surat lamaran Anda. Panduan langkah demi langkah berikut akan membantu Anda mengembangkan pesan surat lamaran email yang akan menarik perhatian manajer perekrutan:
A. Panduan Langkah demi Langkah untuk Mengembangkan Pesan Surat Pengantar Email
- Mulailah dengan baris subjek yang jelas yang menunjukkan posisi yang Anda lamar.
- Alamatkan email ke manajer perekrutan atau perekrut dengan nama.
- Mulailah surat lamaran email Anda dengan sapaan profesional dan sopan, meskipun Anda pernah berbicara dengannya sebelumnya.
- Perkenalkan diri Anda secara singkat dan sebutkan pekerjaan yang Anda lamar.
- Berikan gambaran singkat tentang pengalaman kerja Anda dan soroti keterampilan dan kualifikasi yang menjadikan Anda kandidat terbaik untuk pekerjaan itu.
- Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan posisi dan perusahaan tersebut, dan bagaimana Anda dapat berkontribusi terhadap kesuksesan mereka.
- Tutup email dengan mengucapkan terima kasih kepada manajer perekrutan atau perekrut karena telah mempertimbangkan lamaran Anda, dan ungkapkan antusiasme atas kesempatan wawancara langsung.
B. Contoh Surat Lamaran Email untuk Lamaran Kerja
Yang terhormat [Nama Manajer Perekrutan],
Saya menulis untuk menyatakan minat saya pada [Posisi] di [Perusahaan]. Saya seorang profesional yang bermotivasi tinggi dan berdedikasi dengan [Jumlah] tahun pengalaman di [Industri/Bidang], dan saya percaya bahwa keterampilan dan kualifikasi saya menjadikan saya kandidat ideal untuk pekerjaan itu.
Dalam peran saya saat ini di [Perusahaan Saat Ini], saya telah memperoleh pengalaman luas dalam [Keterampilan/Kualifikasi yang Diperlukan untuk Posisi tersebut], dan saya memiliki rekam jejak dalam memberikan [Hasil/Pencapaian yang Relevan dengan Posisi tersebut]. Saya yakin bahwa saya dapat membawa keterampilan dan pengalaman ini ke [Perusahaan] dan berkontribusi terhadap kesuksesan yang berkelanjutan.
Saya sangat terkesan dengan [Pencapaian Perusahaan/Berita Terkini/Dampak Industri] dan saya gembira dengan kesempatan untuk menjadi bagian dari organisasi yang dinamis dan berpikiran maju. Saya ingin sekali menyumbangkan keahlian, etos kerja, dan semangat saya untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya.
Terima kasih telah mempertimbangkan lamaran saya. Saya akan menyambut baik kesempatan untuk mendiskusikan kualifikasi saya lebih lanjut dan bagaimana kualifikasi tersebut selaras dengan kebutuhan Anda. Saya berharap mendengar kabar dari kamu.
