Surat bisnis adalah alat penting untuk komunikasi di dunia profesional. Mereka membantu individu dan organisasi terhubung, berkomunikasi dan menyampaikan pesan-pesan penting.
Pentingnya Surat Bisnis
Surat bisnis merupakan bagian integral dari strategi komunikasi perusahaan mana pun. Mereka digunakan untuk menyampaikan berbagai pesan, termasuk perkenalan, permintaan, tanggapan, dan ucapan terima kasih. Mereka memberikan nada formal dan profesional yang membantu membangun dan memelihara hubungan. Selain itu, dokumen-dokumen tersebut berfungsi sebagai catatan tertulis dari komunikasi tersebut, yang dapat dijadikan referensi di masa mendatang jika diperlukan.
Ikhtisar Tata Letak Surat Bisnis yang Sempurna
Tata letak surat bisnis yang sempurna terdiri dari beberapa komponen utama. Ini termasuk tanggal, alamat penerima, salam, isi surat, penutup, dan tanda tangan. Masing-masing elemen ini berperan penting dalam menciptakan pesan yang profesional dan efektif. Kami akan membahas masing-masing elemen ini secara mendetail, memberikan contoh dan praktik terbaik.
Selain itu, kita akan membahas nada dan bahasa yang sebaiknya digunakan dalam surat bisnis. Hal ini mencakup hal-hal seperti menggunakan nada formal, menghindari bahasa gaul atau jargon, dan memastikan pesannya jelas dan ringkas.
Tema artikel ini adalah tentang tata letak surat bisnis yang sempurna dan memberikan panduan komprehensif kepada pembaca untuk menyusun pesan yang efektif. Pada akhir artikel ini, pembaca akan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk membuat surat bisnis yang profesional, halus, dan efektif.
Pilih Format Surat Bisnis Anda
Saat menulis surat bisnis profesional, memilih format yang tepat sangatlah penting. Tata letak dan format surat Anda dapat berdampak signifikan terhadap efektivitas dan menyampaikan profesionalisme. Berikut tiga format yang umum digunakan yang dapat Anda pilih:
A.Format Blok
Format blok adalah format klasik dan banyak digunakan dalam korespondensi bisnis. Dalam format ini, seluruh bagian surat disejajarkan dengan margin kiri, termasuk alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, salam, isi, penutup, dan tanda tangan. Format blok memberikan tampilan surat Anda bersih dan ramping serta mudah dibaca.
B. Format Blok yang Dimodifikasi
Format blok yang dimodifikasi mirip dengan format blok, namun yang membedakan hanyalah alamat pengirim, tanggal, penutupan, dan tanda tangan ditempatkan agak di sebelah kanan tengah halaman. Alamat, salam, dan isi penerima tetap rata kiri. Format blok yang dimodifikasi sangat ideal bagi mereka yang ingin memberikan sentuhan profesionalisme pada surat mereka sambil tetap mengikuti format blok standar.
C. Format Semi Blok
Format semi-blok adalah pilihan populer lainnya untuk surat bisnis profesional. Dalam format ini, alamat pengirim, tanggal, dan penutupan dibuat rata kanan, sedangkan alamat penerima, salam, isi, dan tanda tangan rata kiri. Format ini cocok bagi mereka yang menginginkan tampilan yang tidak terlalu formal dibandingkan format blok atau blok yang dimodifikasi.
Saat memutuskan format yang akan digunakan untuk surat bisnis Anda, pertimbangkan audiens Anda dan tujuan surat Anda. Setiap format memiliki kelebihannya masing-masing, dan memilih format yang tepat dapat membantu Anda memberikan kesan yang baik dan menyampaikan pesan Anda secara efektif.
Pedoman Pemformatan Surat Bisnis
Saat membuat surat bisnis yang sempurna, ada pedoman format tertentu yang harus diikuti. Surat bisnis yang diformat dengan baik tidak hanya terlihat profesional tetapi juga membantu menyampaikan pesan secara efektif. Pada bagian ini, kita akan membahas elemen kunci pedoman format surat bisnis.
A.Margin
Margin adalah aspek penting dari surat bisnis. Ukuran margin standar untuk surat bisnis adalah satu inci. Namun, jika Anda ingin memasukkan lebih banyak konten ke dalam surat Anda, Anda dapat menyesuaikan margin menjadi setengah inci. Margin memainkan peran penting dalam membuat surat Anda terlihat bersih dan teratur. Disarankan untuk mengatur margin secara merata di semua sisi halaman untuk tampilan profesional.
B. Font dan Ukuran
Memilih font dan ukuran yang tepat sangat penting saat memformat surat bisnis. Font yang Anda pilih harus mudah dibaca dan terlihat profesional. Font yang paling umum digunakan untuk surat bisnis adalah Times New Roman, Arial, dan Calibri.
Ukuran font yang direkomendasikan untuk surat bisnis adalah 12 poin. Ukuran ini memudahkan pembacaan dan membantu menjaga surat Anda terlihat profesional. Selain itu, menggunakan ukuran font yang berbeda dalam surat Anda dapat menciptakan tampilan yang tidak profesional, jadi sebaiknya pertahankan ukuran font yang konsisten di seluruh surat.
C.jarak
Spasi adalah elemen penting lainnya dalam memformat surat bisnis. Menjaga jarak yang tepat antara kalimat dan paragraf sangat penting untuk menciptakan tampilan yang bersih dan profesional.
Jarak spasi yang disarankan untuk surat bisnis adalah spasi tunggal dengan spasi ganda antar paragraf. Namun, beberapa organisasi mungkin lebih suka surat mereka diberi spasi ganda. Sebaiknya tanyakan kepada penerima surat Anda untuk menentukan format spasi yang mereka sukai.
D.Penyelarasan
Penyelarasan adalah aspek penting dalam memformat surat bisnis. Surat yang disusun dengan baik mudah dibaca dan terlihat profesional. Menyelaraskan teks ke kiri adalah perataan paling umum untuk surat bisnis.
Namun, ada beberapa situasi di mana perataan tengah atau kanan dapat diterima. Misalnya, jika Anda membuat kop surat, perataan tengah akan terlihat lebih baik. Demikian pula jika Anda membuat undangan, perataan yang tepat dapat menciptakan tampilan yang unik.
Mengikuti pedoman pemformatan yang tepat sangat penting untuk membuat surat bisnis yang terlihat profesional. Pemformatan yang tepat tidak hanya membuat surat Anda lebih mudah dibaca tetapi juga membantu menyampaikan pesan Anda secara efektif. Dengan mengikuti panduan yang diuraikan di atas, Anda bisa percaya diri dalam menciptakan tata letak surat bisnis yang sempurna. Untuk membuat surat bisnis yang sempurna, ada beberapa elemen penting yang harus disertakan. Elemen-elemen ini tidak hanya memberikan struktur dan profesionalisme pada surat Anda, namun juga memandu pembaca melalui maksud dan maksud pesan Anda.
A. Judul adalah elemen pertama surat bisnis dan harus mencantumkan nama Anda atau nama dan alamat perusahaan Anda, beserta tanggalnya. Informasi ini memungkinkan penerima untuk mengidentifikasi siapa pengirim surat dan kapan surat itu dikirim.
B. Tanggal merupakan komponen penting dalam surat bisnis karena memberikan konteks pesan. Penting untuk memastikan tanggalnya akurat dan cocok dengan komunikasi lain yang mungkin Anda lakukan dengan penerima.
C. Alamat Dalam memuat nama dan alamat penerima. Penting untuk memastikan bahwa nama dan alamat akurat dan terkini, serta sesuai dengan tujuan surat Anda.
D. Salam adalah salam formal yang Anda gunakan untuk menyapa penerima. Salam harus sesuai dengan tingkat formalitas hubungan Anda dengan penerima, dan harus penuh hormat serta profesional.
E. Badan surat adalah tempat Anda mengomunikasikan tujuan pesan Anda. Elemen ini sangat penting, dan harus terorganisir dan terfokus. Isinya harus ditulis dengan jelas dan ringkas, dan harus memberikan semua rincian dan informasi yang diperlukan.
F. Penutupan adalah saat Anda menyimpulkan pesan Anda dan menunjukkan tindakan tindak lanjut apa pun yang mungkin diperlukan. Penutupan harus sopan, profesional, dan sesuai dengan tingkat formalitas hubungan Anda dengan penerima.
G. Tanda Tangan adalah elemen terakhir dari surat bisnis, dan harus mencantumkan nama Anda dan mungkin judul Anda, serta informasi kontak relevan lainnya. Penting untuk memastikan bahwa tanda tangan Anda dapat dibaca dan profesional.
Dengan memasukkan elemen-elemen penting ini dalam surat bisnis Anda, Anda dapat memastikan bahwa pesan Anda jelas, ringkas, dan profesional. Baik Anda berkomunikasi dengan klien, kolega, atau calon pelanggan, meluangkan waktu untuk membuat surat bisnis yang ditulis dengan baik dapat membantu Anda mencapai tujuan dan membangun hubungan yang sukses.
Tips Menulis Surat Bisnis
Menulis surat bisnis, seperti halnya segala bentuk komunikasi profesional atau formal, memerlukan tingkat keahlian tertentu dan perhatian terhadap detail untuk memastikan bahwa pesan tersampaikan secara efisien dan efektif. Pertimbangkan untuk menerapkan tip menulis surat bisnis ini untuk membuat surat yang kuat dan menarik yang mencapai tujuan yang dimaksudkan.
A. Menyapa Pembaca dengan Benar
Untuk membuat kesan pertama yang baik, menyapa pembaca dengan benar sangatlah penting. Jika Anda mengetahui nama penerima, sebaiknya gunakan nama tersebut dalam ucapan. Anda dapat menyapanya dengan ‘Yang Terhormat [Nama]’ untuk memastikan bahwa surat Anda terkesan dipersonalisasi dan bukan umum. Sebaliknya, jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat menggunakan sapaan yang lebih umum seperti ‘Kepada Yang Berkepentingan’ atau ‘Yang Terhormat Tuan atau Nyonya.’
B. Menggunakan Bahasa yang Sopan
Kesopanan sangat penting dalam bidang komunikasi bisnis. Menggunakan nada yang sopan membantu pembaca menganggap Anda sebagai orang yang penuh hormat dan profesional, dan juga menentukan nada yang ramah pada surat tersebut. Gunakan bahasa sopan yang menunjukkan kehormatan dan rasa hormat Anda kepada penerimanya. Pastikan untuk mengatakan ‘tolong’ dan ‘terima kasih’ bila perlu dan selalu pastikan nada bicara Anda positif dan sopan.
C. Tetap pada Topik
Surat bisnis harus ringkas dan langsung pada sasaran, dengan semua rincian dan informasi relevan yang berkaitan dengan pokok bahasannya. Pastikan untuk tetap fokus dan tetap pada target, jelaskan semuanya sesingkat dan sejelas mungkin. Meskipun Anda mungkin tergoda untuk memasukkan informasi yang bersifat anekdot atau pribadi, hal ini umumnya tidak pantas dalam konteks surat bisnis. Hindari menyimpang dan menyimpang dari topik, dan tetap berpegang pada pokok permasalahan yang ada.
D. Jelas dan Ringkas
Kejelasan sangat penting saat menulis surat bisnis. Penting untuk mengartikulasikan dan tepat dalam bahasa Anda dan menggunakan kosakata yang sederhana dan mudah dipahami. Pilih kata-kata yang relevan dan sesuai dengan audiens yang dituju, karena ini akan membantu menyampaikan pesan Anda secara efektif. Jaga struktur kalimat tetap bersih dan ringkas, dengan format yang mudah dipahami dan tidak membebani pembaca dengan bahasa yang rumit.
E. Menghindari Jargon dan Bahasa Slang
Di kalangan bisnis, departemen lain, dan entitas khusus industri dapat memilih untuk menggunakan jargon atau bahasa gaul khusus industri. Namun, penting untuk menghindari jargon dan bahasa gaul seperti itu dalam surat bisnis. Penggunaan bahasa atau frasa teknis yang tidak familiar bagi pembaca dapat mengakibatkan kebingungan atau kesalahpahaman, sehingga menghasilkan surat yang tidak efektif atau tidak efektif. Sebaliknya, gunakan bahasa yang jelas dan lugas sehingga pembaca dapat memahaminya, dan hindari referensi yang mengandung humor atau bahasa gaul.
Memastikan tata letak surat bisnis yang dieksekusi dengan sempurna melibatkan pertimbangan tip di atas. Dengan menggunakan bahasa yang sopan, lugas, dan jelas serta menghindari jargon atau bahasa gaul, Anda dapat membuat surat bisnis yang menarik dan efektif yang menyampaikan pesan Anda secara akurat dan beresonansi dengan audiens yang Anda tuju.
Jenis Surat Bisnis yang Umum
Ada berbagai alasan mengapa Anda mungkin perlu menulis surat bisnis, dan masing-masing alasan memiliki gaya dan format yang unik. Di bawah ini adalah beberapa jenis surat bisnis yang umum dan tip tentang cara menulisnya secara efektif.
A.Surat Pengantar
Surat lamaran biasanya dikirim bersamaan dengan resume atau lamaran pekerjaan. Tujuannya adalah untuk memperkenalkan diri Anda kepada pemberi kerja dan menyoroti keterampilan dan pengalaman khusus yang membuat Anda cocok untuk posisi tersebut. Format surat lamaran biasanya mengikuti garis besar berikut:
- Pendahuluan: Mulailah dengan sapaan sopan dan jelaskan alasan Anda menulis. Sebutkan pekerjaan yang Anda lamar dan bagaimana Anda mengetahuinya.
- Isi: Di sinilah Anda menyampaikan alasan mengapa Anda adalah kandidat kuat untuk pekerjaan itu. Gunakan contoh spesifik dari pengalaman kerja atau pendidikan Anda untuk menunjukkan kualifikasi Anda.
- Kesimpulan: Rangkum kualifikasi Anda dan ungkapkan antusiasme Anda terhadap posisi tersebut. Berikan informasi kontak Anda dan nyatakan bahwa Anda menantikan kabar dari perusahaan.
B.Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi ditulis untuk memberikan referensi bagi calon pekerja, biasanya atas permintaan calon pemberi kerja. Saat menulis surat rekomendasi, Anda harus menyertakan:
- Pendahuluan: Jelaskan bagaimana Anda mengenal kandidat tersebut dan berapa lama Anda telah bekerja dengan mereka. Nyatakan kualifikasi Anda sendiri untuk memberikan rekomendasi.
- Isi: Berikan contoh spesifik yang menunjukkan kekuatan kandidat, seperti etos kerja, keterampilan memecahkan masalah, atau kemampuan kerja tim. Berikan contoh spesifik untuk mendukung klaim Anda.
- Kesimpulan: Ringkas rekomendasi Anda dan berikan informasi kontak Anda jika perusahaan memiliki pertanyaan lebih lanjut.
C.Surat Penjualan
Surat penjualan digunakan untuk mempromosikan produk atau layanan kepada calon pelanggan. Saat menulis surat penjualan, Anda harus:
- Menarik perhatian: Mulailah dengan judul atau kalimat pembuka yang kuat yang akan menarik perhatian pembaca.
- Manfaat: Berikan contoh spesifik tentang bagaimana produk atau layanan Anda dapat bermanfaat bagi pembaca, seperti menghemat waktu atau uang.
- Ajakan bertindak: Akhiri dengan ajakan bertindak yang jelas dan menarik, seperti mendesak pembaca untuk memesan sekarang atau menjadwalkan konsultasi.
D.Surat Permintaan
Surat permintaan digunakan untuk meminta informasi dari suatu perusahaan atau organisasi. Saat menulis surat pertanyaan, Anda harus:
- Pendahuluan: Mulailah dengan sapaan sopan dan jelaskan alasan Anda menulis. Nyatakan informasi spesifik apa yang Anda cari.
- Isi: Berikan detail atau konteks yang relevan untuk pertanyaan Anda. Singkat dan spesifik.
- Kesimpulan: Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya dan berikan informasi kontak Anda jika mereka perlu menghubungi Anda lebih lanjut.
E. Surat Pengaduan
Surat pengaduan ditulis untuk menyatakan ketidakpuasan terhadap suatu produk atau layanan. Saat menulis surat pengaduan, Anda harus:
- Pendahuluan: Mulailah dengan menyatakan produk atau layanan spesifik apa yang tidak Anda sukai.
- Isi: Berikan contoh spesifik tentang apa yang salah dan dampak negatifnya terhadap Anda.
Tips Komunikasi Efektif Melalui Surat Bisnis
A. Menggunakan Suara Aktif
Salah satu praktik terbaik untuk mencapai kejelasan dalam surat bisnis adalah dengan menggunakan kalimat aktif. Kalimat aktif membuat tulisan menjadi lebih lugas dan ringkas, dengan subjek kalimat yang melakukan tindakan. Pendekatan ini lebih efektif dibandingkan dengan kalimat pasif, yang dapat membuat komunikasi menjadi lemah dan kurang percaya diri.
B. Menghindari Kesalahan Tata Bahasa
Surat dengan kesalahan tata bahasa dapat menimbulkan kesan negatif terhadap profesionalisme, kecerdasan, dan perhatian penulis terhadap detail. Kesalahan seperti itu juga dapat membingungkan dan mengalihkan perhatian pembaca dari isinya. Untuk menghindari kesalahan tata bahasa, penting untuk mengoreksi surat tersebut beberapa kali atau menggunakan alat seperti pemeriksa tata bahasa atau layanan koreksi. Jika memungkinkan, disarankan juga untuk meminta orang lain meninjau surat tersebut.
C. Menggunakan Nada yang Tepat
Nada surat bisnis memainkan peran penting dalam efektivitasnya. Meskipun nadanya dapat berbeda-beda tergantung pada tujuan dan penerima surat, penting untuk menggunakan nada yang profesional dan sopan dalam keseluruhan surat. Hindari bahasa yang agresif atau menghina, stereotip, atau komentar yang tidak sensitif. Nadanya juga harus mempertimbangkan nuansa budaya dan harapan penerimanya.
D. Menyoroti Poin-Poin Penting
Surat bisnis mungkin berisi banyak informasi, namun tidak semuanya sama penting atau relevan. Untuk memastikan bahwa poin-poin paling penting disampaikan secara efektif, ada baiknya untuk menyorot poin-poin tersebut menggunakan teknik seperti poin-poin, font tebal atau miring, atau garis bawah. Pendekatan ini membuat surat lebih mudah dicerna dan dinavigasi oleh pembaca.
E. Mengoreksi Surat Sebelum Dikirim
Proofreading sangat penting untuk memastikan bahwa surat tersebut bebas dari kesalahan dan berkualitas tinggi. Ini membantu mengidentifikasi kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, inkonsistensi, dan masalah kejelasan yang mungkin terlewatkan sebelumnya. Proofreading harus dilakukan beberapa kali dengan jeda di antaranya, atau setidaknya setelah beberapa jam, untuk meminimalkan risiko kesalahan yang hilang. Ada baiknya juga membaca surat itu dengan suara keras atau meminta orang lain membacanya untuk mengidentifikasi masalah dengan alur, nada, atau pemahaman.
Menggunakan tips berikut dapat membuat surat bisnis lebih efektif, profesional, dan persuasif. Suara aktif, ketepatan tata bahasa, nada yang tepat, penyorotan poin-poin penting, dan pengoreksian dapat secara signifikan meningkatkan dampak komunikasi dan meninggalkan persepsi positif terhadap penulis dan perusahaan.
Contoh dan Contoh Surat Bisnis
Saat menulis surat bisnis, memiliki tata letak yang jelas dan ringkas sangatlah penting. Surat bisnis yang dirancang dengan baik tidak hanya terlihat profesional, namun juga memastikan pesan yang dimaksudkan tersampaikan secara efektif. Di bagian ini, kita akan menjelajahi berbagai contoh dan contoh surat bisnis untuk membantu Anda membuat tata letak yang ideal untuk komunikasi Anda berikutnya.
A. Contoh Tata Letak Surat Bisnis
Contoh tata letak surat bisnis berfungsi sebagai referensi bermanfaat bagi mereka yang baru menulis korespondensi profesional. Templat ini menyediakan format dasar untuk mengatur isi surat Anda, termasuk judul, tanggal, salam, isi, penutup, dan tanda tangan. Saat menggunakan contoh tata letak, pastikan untuk menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan spesifik komunikasi Anda dan penerima yang dituju.
B. Templat Surat Bisnis
Templat surat bisnis adalah dokumen pra-desain yang menyediakan tata letak surat Anda yang lebih komprehensif. Templat ini sering kali menyertakan placeholder untuk informasi kontak, logo perusahaan, dan detail penting lainnya. Mereka menghilangkan dugaan-dugaan saat memformat dan memberi Anda dokumen yang terlihat lebih profesional. Saat menggunakan templat, waspadai keterbatasannya dan sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
C. Contoh Tata Letak Surat Bisnis yang Sempurna
Tata letak surat bisnis yang sempurna harus jelas, ringkas, dan mudah dibaca. Itu juga harus mencakup semua komponen penting surat bisnis, termasuk judul, tanggal, salam, isi, penutup, dan tanda tangan.
Menuju
Judulnya harus mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda. Itu harus dipusatkan di bagian atas halaman dan diformat dalam font yang jelas dan mudah dibaca.
Tanggal
Tanggal harus sejajar di sebelah kanan judul dan harus sesuai dengan bulan, hari, dan tahun (misalnya, 1 Maret 2021).
Sapaan
Salam harus dalam format seperti “Yang Terhormat Bapak/Ibu/Dr. [Nama Belakang]” dan harus diikuti dengan titik dua.
Tubuh
Badan surat harus menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan ringkas. Ini harus dipecah menjadi paragraf agar mudah dibaca dan harus diformat dalam font yang profesional dan mudah dibaca.
Penutupan
Penutupnya harus satu atau dua baris, dan harus menyampaikan akhir surat dengan penuh hormat. Contoh penutup mencakup “Hormat kami”, “Salam”, atau “Hormat kami”.
Tanda tangan
Tanda tangan harus mencantumkan nama Anda, jabatan, dan informasi kontak relevan lainnya seperti nomor telepon atau email. Itu harus disejajarkan ke kiri di bawah penutup dan harus diformat dalam font yang profesional dan mudah dibaca.
Tata letak surat bisnis yang tepat sangat penting dalam menyampaikan pesan Anda secara efektif dan profesional. Dengan memanfaatkan contoh tata letak, templat, dan menggabungkan elemen penting surat bisnis, Anda dapat membuat tata letak yang sempurna untuk komunikasi Anda berikutnya.
