Ketika harus meninggalkan pekerjaan, ada lebih banyak hal yang perlu dipertimbangkan daripada sekadar meninggalkan pekerjaan di hari terakhir Anda. Salah satu aspek penting untuk meninggalkan perusahaan dengan baik adalah mengirimkan email pengunduran diri ke perusahaan Anda. Email pengunduran diri adalah cara formal untuk mengkomunikasikan kepergian Anda dari perusahaan, dan ini dapat memainkan peran penting dalam membentuk reputasi profesional Anda.
Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya email pengunduran diri dan mengapa itu penting untuk membangun jaringan profesional Anda. Selain itu, kami akan membahas keuntungan mengirim email pengunduran diri dan memberikan beberapa contoh apa yang harus disertakan dalam pesan Anda. Baik Anda meninggalkan pekerjaan dengan baik-baik atau sekadar siap untuk beralih ke peluang baru, membuat email pengunduran diri yang bijaksana dapat menunjukkan profesionalisme Anda dan meninggalkan kesan positif pada kolega dan atasan Anda.
Jadi, mengapa sebenarnya email pengunduran diri begitu penting? Mari kita jelajahi selanjutnya.
Faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum mengirim email pengunduran diri
Jika Anda memutuskan untuk mengundurkan diri, mengirimkan email adalah cara mudah untuk memberi tahu atasan Anda. Namun, sebelum Anda menekan tombol kirim, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan untuk memastikan bahwa email pengunduran diri Anda profesional dan terhormat.
Mengatur waktu email pengunduran diri Anda
Waktu adalah segalanya saat mengirim email pengunduran diri. Anda tidak ingin mengajukan pengunduran diri kepada atasan Anda pada saat yang kritis, sehingga membuat mereka berada dalam posisi yang sulit. Idealnya, Anda harus memberi pemberitahuan kepada majikan Anda dua minggu sebelumnya atau bahkan lebih jika Anda bisa. Pastikan Anda merencanakan email pengunduran diri Anda sebagai bagian dari keseluruhan strategi keluar Anda, dengan mempertimbangkan tenggat waktu proyek atau acara mendatang di tempat kerja.
Memilih penerima yang tepat untuk email pengunduran diri Anda
Memutuskan kepada siapa Anda akan mengirim email pengunduran diri juga penting. Anda harus mengirimkannya ke atasan atau manajer langsung Anda, lalu menyalinnya ke Sumber Daya Manusia, sebagai rasa hormat. Ini akan memastikan bahwa pengunduran diri Anda resmi dan dicatat dalam arsip pekerjaan Anda. Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan atasan Anda, email pengunduran diri juga bisa menjadi kesempatan yang baik untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda dan menawarkan bantuan dalam transisi.
Memutuskan isi dan nada email pengunduran diri Anda
Setelah Anda memutuskan waktu dan penerima email pengunduran diri Anda, faktor selanjutnya adalah apa yang harus disertakan dalam email. Anda ingin memastikan bahwa Anda profesional dan ramah, meskipun Anda keluar karena keadaan yang negatif. Pertahankan nada positif dan hindari apa pun yang mungkin dianggap sebagai kritik, hal negatif, atau menyalahkan. Anda mungkin juga ingin memasukkan apa yang siap Anda lakukan untuk membantu transisi berjalan selancar mungkin.
Mengirimkan email pengunduran diri adalah langkah penting untuk move on dari pekerjaan Anda saat ini. Sebelum Anda menekan tombol kirim, pastikan Anda sudah memikirkan waktu, penerima, isi dan nada email untuk memastikan bahwa Anda meninggalkan kesan positif dan menjaga hubungan baik dengan atasan Anda.
Bagaimana menyusun email pengunduran diri Anda
Salah satu komponen terpenting dari email pengunduran diri adalah strukturnya. Menulis email pengunduran diri yang efektif memerlukan perhatian pada format, nada, dan gaya. Berikut beberapa tip untuk menjadikan email pengunduran diri Anda profesional dan efektif.
Memahami struktur dasar email pengunduran diri
Struktur dasar email pengunduran diri mencakup tiga bagian utama: paragraf pembuka, isi, dan paragraf penutup. Setiap bagian memiliki tujuannya masing-masing dan harus ditulis dengan jelas dan ringkas.
Baris subjek Anda adalah hal pertama yang akan dilihat oleh manajer atau perwakilan SDM Anda. Itu harus jelas, ringkas, dan mencantumkan nama Anda dan kata “pengunduran diri.” Berikut beberapa tip untuk membuat baris subjek Anda efektif:
- Jaga agar tetap singkat dan sederhana.
- Sebutkan nama Anda dan kata “pengunduran diri.”
- Hindari penggunaan bahasa emosional atau negatif di baris subjek Anda.
Berikut ini contohnya: “Pengunduran Diri Jane Doe.”
Pentingnya paragraf pembuka email pengunduran diri
Paragraf pembuka adalah tempat Anda mengumumkan pengunduran diri Anda dan memberikan tanggal hari terakhir Anda bekerja. Pertahankan nada paragraf ini profesional dan positif, dan hindari bersikap negatif atau kritis.
Berikut beberapa elemen yang penting untuk paragraf pembuka email pengunduran diri:
- Mulailah dengan memanggil nama manajer atau perwakilan SDM Anda.
- Nyatakan niat Anda untuk mengundurkan diri dan berikan tanggal hari terakhir Anda bekerja.
- Ungkapkan rasa terima kasih dan penghargaan atas kesempatan dan pengalaman yang Anda peroleh selama bekerja di perusahaan.
- Pertahankan nada bicara yang profesional dan hindari bersikap negatif atau kritis.
Berikut ini contohnya: “Yang terhormat [Nama Manajer], Surat ini untuk memberitahukan bahwa saya mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Hari terakhir saya bekerja adalah [Tanggal]. Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tulus atas kesempatan dan pengalaman yang saya dapatkan selama berada di perusahaan. Terima kasih atas dukungan dan bimbingan yang Anda berikan kepada saya selama bertahun-tahun. Hormat kami, [Nama Anda].”
Menulis email pengunduran diri yang efektif memerlukan perhatian pada format, nada, dan gaya. Dengan mengikuti tip berikut, Anda dapat memastikan bahwa email pengunduran diri Anda profesional, penuh hormat, dan efektif.
Apa yang harus disertakan dalam email pengunduran diri
Saat menulis email pengunduran diri, penting untuk menyertakan informasi penting tertentu. Ini termasuk:
Niat Anda untuk mengundurkan diri: Perjelas bahwa Anda mengundurkan diri dari jabatan Anda dan sebutkan tanggal hari terakhir Anda bekerja.
Alasan Anda keluar: Meskipun Anda tidak harus menyertakan alasan Anda keluar, akan sangat membantu jika Anda memberikan beberapa konteks.
Rasa Syukur: Sampaikan penghargaan Anda atas peluang yang Anda peroleh selama bekerja di perusahaan dan atas dukungan yang Anda terima dari kolega dan manajemen Anda.
Informasi kontak: Cantumkan alamat email dan nomor telepon pribadi Anda (di luar kantor) sehingga mantan kolega Anda dapat tetap berhubungan.
Penting juga untuk memanfaatkan kesempatan ini untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda kepada kolega dan manajemen. Hal ini dapat membantu menjaga hubungan positif dengan orang-orang ini bahkan setelah Anda keluar dari perusahaan. Beberapa tips untuk mengungkapkan rasa syukur antara lain:
Personalisasi: Cobalah untuk membuat catatan Anda dipersonalisasi dengan berterima kasih kepada individu tertentu atas dukungan atau bantuan mereka selama Anda berada di perusahaan.
Bersikaplah tulus: Luangkan waktu untuk memikirkan apa yang benar-benar Anda hargai dari kolega dan manajemen Anda dan ungkapkan rasa terima kasih Anda dengan cara yang tulus.
Bagikan informasi kontak Anda: Perjelas bahwa Anda terbuka untuk tetap berhubungan dengan mantan kolega Anda dan berikan alamat email atau nomor telepon pribadi Anda.
Terakhir, Anda mungkin ingin memberikan masukan dan saran yang membangun untuk perbaikan dalam email pengunduran diri Anda. Hal ini dapat membantu memberikan penutupan dan meninggalkan kesan positif pada perusahaan Anda sebelumnya. Saat memberikan umpan balik, ingatlah hal berikut:
Spesifik: Berikan contoh atau situasi spesifik untuk mengilustrasikan poin Anda.
Bersikaplah bijaksana: Ungkapkan masukan Anda dengan cara yang membangun dan penuh rasa hormat.
Tetap singkat: Usahakan agar tanggapan Anda tetap singkat dan langsung pada sasaran.
Menulis email pengunduran diri bisa jadi menantang, namun dengan menyertakan informasi penting, mengungkapkan rasa terima kasih kepada kolega dan manajemen, dan memberikan umpan balik yang membangun, Anda dapat meninggalkan kesan positif yang bertahan lama pada perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya.
Cara Menulis Email Pengunduran Diri untuk Berbagai Situasi
Pada titik tertentu dalam karir Anda, Anda mungkin memutuskan untuk mengundurkan diri dari pekerjaan Anda, baik karena mengejar pendidikan tinggi atau alasan pribadi, atau konflik dengan manajemen. Menulis email pengunduran diri bisa menjadi tugas yang sulit, namun penting untuk mengakhiri pekerjaan Anda dengan positif. Di bagian ini, kita akan membahas langkah-langkah tentang cara menulis email pengunduran diri untuk berbagai situasi.
Menulis Email Pengunduran Diri Saat Akan Melanjutkan Pendidikan Tinggi
Ketika meninggalkan pekerjaan Anda saat ini untuk melanjutkan pendidikan tinggi, penting untuk berterima kasih dan menghormati perusahaan tempat Anda bekerja saat ini. Proses menulis email sangatlah mudah dan dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Mulailah dengan Salam Profesional
Mulailah email pengunduran diri Anda dengan menggunakan salam profesional yang ditujukan kepada penerima dengan nama atau jabatannya.
Langkah 2: Ekspresikan Rasa Terima Kasih Anda
Sampaikan rasa terima kasih Anda kepada perusahaan tempat Anda bekerja saat ini atas kesempatan yang diberikan, pendampingan, dan dukungan yang diberikan selama Anda bekerja di perusahaan tersebut.
Langkah 3: Berikan Pemberitahuan Anda
Berikan pemberitahuan Anda dan tetapkan tanggal akhir keberangkatan Anda. Memberikan pemberitahuan waktu yang cukup membantu atasan Anda mempersiapkan lowongan Anda.
Langkah 4: Bagikan Rencana Masa Depan Anda
Bagikan rencana masa depan Anda dan jelaskan bahwa Anda akan berangkat untuk melanjutkan pendidikan tinggi. Jangan lupa sebutkan bagaimana perusahaan telah berkontribusi terhadap keputusan Anda untuk melanjutkan pendidikan tinggi dan kembali mengucapkan terima kasih.
Langkah 5: Sign-Off Dengan Nada Positif
Tutup email Anda dengan menutup email dengan nada positif, ungkapkan harapan Anda untuk tetap berhubungan dengan rekan kerja, dan sekali lagi berterima kasih kepada mereka atas pengalaman yang diperoleh selama bekerja di perusahaan.
Menulis Email Pengunduran Diri Saat Keluar Karena Alasan Pribadi
Meninggalkan pekerjaan Anda saat ini karena alasan pribadi bisa sangat melelahkan, dan jika tidak ditangani dengan benar, Anda bisa putus asa; oleh karena itu, penting untuk mengundurkan diri secara profesional dengan menggunakan langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Alamat Penerima Anda
Mulailah email Anda dengan menyapa penerima secara profesional. Gunakan nama atau posisi mereka sebagaimana mestinya.
Langkah 2: Ekspresikan Apresiasi
Ekspresikan penghargaan Anda kepada perusahaan dan soroti atribut yang menjadikannya tempat yang bagus untuk bekerja.
Langkah 3: Bagikan Pengumuman Anda
Bagikan pengumuman Anda dengan rincian yang jelas tentang keberangkatan Anda dan hari kerja terakhir yang Anda tuju. Ingatlah untuk memberikan pemberitahuan setidaknya dua minggu sebelumnya kecuali kontrak Anda menentukan lain.
Langkah 4: Jaga Alasan Anda Singkat tapi Jelas
Sebaiknya jangan terlalu detail menjelaskan alasan pribadi Anda keluar. Namun, penjelasan singkat harus diberikan untuk mencegah kesalahpahaman.
Langkah 5: Akhiri Email Anda
Akhiri email pengunduran diri Anda secara positif, sampaikan penghargaan Anda dan berikan ruang untuk interaksi di masa mendatang.
Membuat Email Pengunduran Diri Saat Keluar Karena Bentrok Dengan Manajemen
Meninggalkan pekerjaan karena konflik dengan manajemen bisa menjadi hal yang rumit dan membebani secara emosional.
Kesalahan umum yang harus dihindari dalam email pengunduran diri
Seperti halnya korespondensi profesional apa pun, mengundurkan diri dari pekerjaan memerlukan tingkat kebijaksanaan dan kehati-hatian tertentu. Sayangnya, banyak orang melakukan kesalahan umum saat menulis email pengunduran diri yang dapat berdampak negatif pada hubungan profesional dan prospek pekerjaan di masa depan.
Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan orang saat menulis email pengunduran diri adalah tidak jelas dan ringkas. Hal ini dapat menimbulkan kebingungan dan bahkan perasaan sakit hati, terutama jika pengunduran diri Anda mengejutkan atasan Anda. Pastikan untuk menyatakan dengan jelas bahwa Anda mengundurkan diri dan memberikan penjelasan singkat jika perlu. Hindari memberikan terlalu banyak detail atau komentar negatif tentang perusahaan atau kolega Anda saat ini.
Kesalahan umum lainnya adalah tidak menawarkan bantuan dalam proses transisi. Bahkan jika Anda keluar dengan kondisi yang buruk, penting untuk bersikap profesional dan menawarkan bantuan Anda agar transisi berjalan selancar mungkin. Hal ini dapat mencakup membuat rencana transisi atau menawarkan untuk melatih pengganti Anda.
Menggunakan bahasa atau nada yang tidak profesional juga merupakan kesalahan yang harus dihindari. Ingat, email ini kemungkinan besar akan diteruskan ke anggota departemen SDM Anda yang berbeda, jadi penting untuk menjaganya tetap profesional dan penuh hormat. Hindari penggunaan bahasa gaul atau kata-kata kotor, dan pastikan email Anda bebas dari kesalahan ketik atau kesalahan tata bahasa.
Terakhir, tidak berterima kasih kepada atasan dan kolega Anda adalah kesalahan yang dapat merusak reputasi profesional Anda. Bahkan jika Anda berhenti karena ketidakpuasan terhadap pekerjaan Anda, penting untuk berterima kasih kepada atasan dan kolega Anda atas peluang dan pengalaman yang Anda peroleh selama bekerja di sana.
Dampak dari email pengunduran diri yang ditulis dengan buruk bisa sangat signifikan. Email yang ditulis dengan buruk atau tidak profesional dapat merusak reputasi profesional Anda dan menghambat prospek pekerjaan Anda di masa depan. Hal ini juga dapat merenggangkan hubungan Anda dengan atasan dan kolega Anda saat ini, yang bisa sangat berbahaya jika Anda berencana menggunakan mereka sebagai referensi di masa mendatang.
Saat menulis email pengunduran diri, penting untuk menulis email yang jelas, ringkas, profesional, dan penuh hormat. Dengan menghindari kesalahan umum, Anda dapat memastikan pengunduran diri Anda diterima secara positif dan menjaga hubungan positif dengan atasan dan kolega Anda saat ini.
Kiat untuk memaksimalkan dampak email pengunduran diri Anda
Ketika Anda ingin mengundurkan diri dari pekerjaan Anda, mengirimkan email pengunduran diri yang dibuat dengan baik dan profesional dapat sangat membantu Anda menjaga hubungan baik dengan kolega dan atasan Anda. Berikut beberapa tip yang dapat membantu Anda menyusun email pengunduran diri yang kuat dan mudah diingat:
Kiat untuk menyusun konten yang kuat untuk email pengunduran diri Anda
Jaga agar tetap singkat dan langsung pada intinya: Email pengunduran diri Anda harus ringkas, jelas, dan mudah dibaca. Nyatakan alasan pengunduran diri Anda dengan sopan, dan sebutkan hari terakhir Anda bekerja.
Ungkapkan rasa terima kasih: Penting untuk mengucapkan terima kasih kepada atasan dan kolega Anda atas peluang yang Anda terima selama Anda bekerja di perusahaan tersebut. Tunjukkan penghargaan Anda atas pengalaman, pengetahuan, dan dukungan yang Anda peroleh selama masa jabatan Anda.
Tawarkan bantuan: Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu proses transisi dengan menawarkan bantuan dalam penyerahan tanggung jawab Anda dan memberikan informasi kontak rekan kerja yang tepat yang dapat mengambil alih pekerjaan Anda.
Tips mengoreksi email pengunduran diri Anda agar bebas dari kesalahan
Gunakan alat pemeriksa ejaan dan tata bahasa: Pastikan email Anda bebas dari kesalahan ejaan, kesalahan ketik, dan kesalahan tata bahasa.
Tinjau struktur email Anda: Pastikan email Anda terstruktur dengan baik, dengan pendahuluan, isi, dan kesimpulan yang jelas.
Minta masukan dari rekan kerja: Mintalah rekan yang Anda percayai untuk meninjau email Anda dan memberikan masukan. Sepasang mata yang lain dapat membantu Anda menemukan kesalahan yang mungkin Anda lewatkan.
Menambahkan sentuhan pribadi untuk email pengunduran diri yang berkesan
Jelaskan alasan Anda keluar: Menambahkan sentuhan pribadi pada email pengunduran diri Anda dapat membuatnya lebih berkesan. Bagikan penjelasan singkat tentang alasan Anda keluar, dan betapa Anda menghargai waktu Anda di perusahaan.
Ungkapkan catatan terima kasih pribadi: Pertimbangkan untuk menambahkan catatan terima kasih pribadi ke email Anda untuk atasan dan kolega Anda yang memberikan pengaruh dalam hidup Anda selama Anda berada di perusahaan.
Renungkan dan evaluasi: Renungkan waktu Anda di perusahaan dan evaluasi bagaimana hal itu membantu Anda berkembang dalam karier Anda, memberikan rincian pribadi tentang pencapaian Anda, dan menetapkan harapan yang tepat dengan kolega Anda.
Email pengunduran diri bukan hanya cara formal untuk mengumumkan kepergian Anda, tetapi juga kesempatan untuk meninggalkan kesan positif. Ingatlah kiat-kiat ini, dan Anda akan dapat membuat email pengunduran diri yang kuat, bebas kesalahan, dan mudah diingat yang menunjukkan profesionalisme dan rasa terima kasih Anda kepada atasan dan kolega Anda.
Contoh dan contoh email pengunduran diri
Ketika hendak mengundurkan diri dari pekerjaan, penting untuk melakukannya dengan benar dan profesional. Salah satu cara terbaik untuk memastikan hal ini adalah dengan mengirimkan email pengunduran diri ke perusahaan Anda. Berikut beberapa contoh dan contoh email pengunduran diri untuk memandu Anda:
Contoh email pengunduran diri
- Contoh 1: Email pengunduran diri sederhana
Yang terhormat [Nama Perusahaan],
Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Perusahaan]. Hari terakhir saya bekerja adalah [Tanggal].
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan bekerja di [Perusahaan] dan atas dukungan yang telah Anda berikan kepada saya selama saya berada di sini. Saya telah belajar banyak dan akan selalu bersyukur atas pengalaman tersebut.
Jika ada yang bisa saya lakukan untuk membantu transisi ini, harap beri tahu saya.
Hormat kami, [Nama Anda]
- Contoh 2: Email pengunduran diri yang penuh rasa terima kasih
Yang terhormat [Nama Perusahaan],
Saya ingin meluangkan waktu sejenak untuk mengucapkan terima kasih atas kesempatan bekerja di [Perusahaan]. Ini merupakan pengalaman yang luar biasa, dan saya telah belajar banyak selama berada di sini.
Oleh karena itu, saya telah memutuskan untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan]. Hari terakhir saya bekerja adalah [Tanggal]. Saya menghargai dukungan dan bimbingan yang telah Anda berikan kepada saya, dan saya berharap kepergian saya tidak menimbulkan terlalu banyak gangguan.
Terima kasih sekali lagi untuk semuanya.
Hormat kami, [Nama Anda]
Contoh email pengunduran diri
- Contoh 1: Email pengunduran diri dengan pemberitahuan
Yang terhormat [Nama Perusahaan],
Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah pada [Tanggal], yang memberi saya waktu berminggu-minggu untuk menyelesaikan proyek saya dan memastikan serah terima yang lancar.
Saya menikmati waktu saya di [Perusahaan], dan saya bersyukur mendapat kesempatan bekerja dengan tim yang luar biasa. Saya akan melakukan semua yang saya bisa untuk memastikan transisi yang mulus dan meninggalkan dengan catatan positif.
Terima kasih atas pengertian Anda.
Hormat kami, [Nama Anda]
- Contoh 2: Email pengunduran diri karena alasan pribadi
Yang terhormat [Nama Perusahaan],
Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Perusahaan]. Sayangnya, karena alasan pribadi, saya tidak dapat lagi melanjutkan peran saya saat ini.
Saya menghargai dukungan dan pengertian yang telah Anda tunjukkan kepada saya selama saya berada di [Perusahaan], dan saya meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan oleh pengunduran diri saya. Hari kerja terakhir saya adalah [Tanggal], dan saya akan melakukan semua yang saya bisa untuk memastikan serah terima yang lancar.
Terima kasih atas kesempatan bekerja di [Perusahaan].
Praktik terbaik untuk email pengunduran diri
Saat menulis email pengunduran diri, penting untuk mengantisipasi kemungkinan pertanyaan dari atasan atau kolega Anda. Bersiaplah untuk menjelaskan keputusan Anda dengan cara yang profesional dan ramah, dan hindari bersikap defensif atau konfrontatif.
Jika ada pertanyaan atau kekhawatiran yang muncul setelah Anda mengirimkan email pengunduran diri, penting untuk tetap tenang dan hormat. Berikan jawaban yang jelas dan ringkas, dan usahakan untuk menjaga sikap positif. Ingatlah bahwa Anda keluar karena alasan pribadi, dan orang lain mungkin tidak sepenuhnya memahami sudut pandang Anda.
Setelah email pengunduran diri Anda terkirim, ada baiknya untuk menindaklanjutinya dengan ucapan terima kasih atau ucapan terima kasih. Hal ini dapat membantu menunjukkan penghargaan Anda atas waktu dan peluang yang Anda miliki di posisi Anda saat ini, dan dapat meninggalkan kesan positif pada calon atasan atau kolega Anda.
Saat menulis ucapan terima kasih atau ucapan terima kasih, tulislah dengan tulus dan spesifik. Sebutkan orang atau proyek tertentu yang mempunyai dampak signifikan terhadap Anda, dan ucapkan terima kasih atas bimbingan atau dukungan apa pun yang diberikan kepada Anda. Hindari bersikap terlalu sentimental atau dramatis, karena hal ini bisa terkesan tidak tulus atau tidak jujur.
Kunci untuk menulis email pengunduran diri yang efektif adalah jujur, penuh hormat, dan profesional. Dengan mempertimbangkan praktik terbaik ini, Anda dapat melakukan transisi dengan lancar dari pekerjaan Anda saat ini ke petualangan berikutnya.
