Sebagai seorang profesional bisnis, Anda pasti tahu kekuatan email yang dibuat dengan baik. Hal ini dapat membuat perbedaan antara mendapatkan klien baru, mengamankan penjualan, atau bahkan sekadar tetap berhubungan dengan orang-orang di jaringan Anda. Tapi apa yang terjadi setelah Anda menekan kirim? Apakah Anda menunggu, mengharapkan tanggapan, atau apakah Anda mengambil tindakan dan mengirimkan email tindak lanjut?
Email tindak lanjut dapat membangun atau menghancurkan hubungan bisnis. Mereka menunjukkan komitmen Anda terhadap komunikasi dan membantu menjaga percakapan tetap berjalan. Penelitian menunjukkan bahwa menindaklanjuti prospek dalam beberapa jam pertama kontak awal memiliki peluang 9x lebih tinggi untuk mengubah prospek menjadi kesepakatan. Jadi, mudah untuk melihat mengapa email tindak lanjut itu penting.
Namun, menemukan keseimbangan yang tepat dalam email tindak lanjut juga sama pentingnya. Email tindak lanjut yang terlalu banyak, terlalu cepat, atau terlalu sering dapat dianggap memaksa atau mengganggu. Di sisi lain, tidak adanya tindak lanjut dapat mengakibatkan hilangnya peluang dan hilangnya hubungan. Ini semua tentang menyusun pesan yang tepat, pada frekuensi yang tepat, dan dengan nada yang tepat.
Itu sebabnya mencapai keseimbangan yang tepat sangatlah penting. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi pentingnya email tindak lanjut dan cara mendekatinya dengan cara yang membina hubungan, bukan menghalanginya. Dengan pendekatan yang bijaksana, Anda dapat membuat email tindak lanjut yang akan melibatkan audiens Anda dan membantu memajukan percakapan. Apakah Anda siap untuk mempelajari caranya? Mari kita mulai.
Strategi Email Tindak Lanjut
Tujuan Email
Tujuan email tindak lanjut adalah untuk mengingatkan penerima tentang interaksi sebelumnya dan melibatkan mereka kembali dalam percakapan. Ini dapat berguna untuk berbagai skenario seperti lamaran pekerjaan, peluang jaringan, atau promosi penjualan. Ingat, intinya adalah mencapai keseimbangan yang tepat dan tidak terkesan memaksa atau putus asa.
Waktu Email
Waktu pengiriman email tindak lanjut juga sama pentingnya. Penting untuk menunggu cukup lama agar tidak mengganggu, namun juga tidak terlalu lama hingga penerima melupakan interaksi sebelumnya. Aturan praktis yang baik adalah mengirimkan email tindak lanjut dalam waktu tiga hingga lima hari kerja setelah komunikasi awal.
Tentukan Cara Komunikasi Terbaik
Dalam menentukan cara komunikasi terbaik, pertimbangkan sifat hubungan Anda dengan penerima. Jika ini adalah lingkungan profesional, email biasanya merupakan metode komunikasi yang disukai. Namun, jika Anda memiliki hubungan yang lebih pribadi, telepon atau media sosial mungkin lebih tepat.
Tetapkan Ajakan Bertindak yang Jelas
Sangat penting untuk menetapkan ajakan bertindak yang jelas dalam email tindak lanjut Anda. Ini akan membantu penerima memahami apa yang Anda minta atau apa yang Anda ingin mereka lakukan. Berikan detail yang relevan tentang apa yang Anda tawarkan, seperti diskon atau uji coba gratis, untuk meningkatkan peluang jawaban ‘Ya’. Singkat, jelas, dan spesifik.
Strategi email tindak lanjut memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang matang. Mengetahui tujuan email, waktu, cara komunikasi, dan menetapkan ajakan bertindak yang jelas dapat membantu mencapai keseimbangan yang tepat dalam email tindak lanjut Anda. Ingat, kegigihan akan membuahkan hasil, namun sikap memaksa tidak akan membuahkan hasil.
Pentingnya Personalisasi
Personalisasi adalah aspek penting dari pemasaran email yang harus dipertimbangkan secara serius. Tidak lagi cukup hanya mengirimkan pesan umum ke penerima Anda; Anda perlu membuat pesan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi spesifik mereka. Email yang dipersonalisasi dapat membantu Anda membangun hubungan yang lebih kuat dengan penerima, meningkatkan rasio buka dan klik-tayang, serta meningkatkan efektivitas upaya pemasaran email Anda secara keseluruhan.
Cara Mempersonalisasi Pesan
Langkah pertama dalam mempersonalisasi pesan email Anda adalah mengenal audiens Anda. Anda dapat mengumpulkan informasi tentang pelanggan Anda melalui survei, umpan balik, dan analisis data. Dengan informasi ini, Anda dapat mengelompokkan daftar Anda dan mengirim pesan bertarget yang mencerminkan minat dan preferensi pelanggan Anda.
Saat menyusun pesan Anda, pastikan untuk menggunakan nama penerima di baris subjek dan salam. Tindakan sederhana ini dapat membuat pesan Anda terasa lebih pribadi dan menarik. Anda juga dapat menggunakan konten dinamis untuk mempersonalisasi isi pesan Anda, termasuk gambar, video, dan rekomendasi produk berdasarkan preferensi atau perilaku individu.
Personalisasi berdasarkan Perilaku Penerima
Personalisasi berbasis perilaku melibatkan penggunaan perilaku penerima di masa lalu untuk menyesuaikan interaksi mereka di masa depan dengan merek Anda. Ini tentang memanfaatkan minat, preferensi, dan tindakan penerima untuk menyampaikan pesan yang sesuai dengan mereka.
Misalnya, jika penerima telah meninggalkan keranjangnya di situs web Anda, Anda dapat mengirimi mereka email yang mengingatkan mereka tentang produk yang tersisa di keranjang mereka dan menawarkan diskon sebagai insentif agar mereka menyelesaikan pembelian.
Cara lain untuk mempersonalisasi pesan berdasarkan perilaku adalah melalui penargetan ulang iklan. Iklan ini ditayangkan kepada individu yang telah terlibat dengan merek Anda dalam beberapa cara, seperti mengunjungi situs web Anda atau mengeklik email. Dengan menayangkan iklan bertarget yang sesuai dengan minat dan perilaku mereka, Anda dapat mendorong mereka untuk kembali lagi dan menyelesaikan suatu tindakan.
Penggunaan Sistem CRM
Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) dapat menjadi alat yang sangat berharga dalam mempersonalisasi pesan email Anda. Dengan sistem CRM, Anda dapat melacak interaksi pelanggan dan menyimpan data berharga yang dapat digunakan untuk menginformasikan strategi email Anda.
Dengan mengintegrasikan CRM dengan platform pemasaran email, Anda dapat membuat kampanye bertarget yang mencerminkan kebutuhan dan preferensi spesifik pelanggan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki data yang menunjukkan bahwa sekelompok pelanggan tertarik pada produk tertentu, Anda dapat membuat kampanye yang menyoroti produk tersebut dan mengirimkannya secara eksklusif ke grup tersebut.
Personalisasi adalah komponen penting dari strategi email tindak lanjut yang efektif. Dengan mengenal audiens Anda, menggunakan personalisasi berbasis perilaku, dan memanfaatkan sistem CRM, Anda dapat membuat pesan bertarget yang sesuai dengan pelanggan Anda dan mendorong hasil yang berarti.
Baris Subjek yang Efektif
Baris subjek sering kali menjadi hal pertama yang dilihat penerima saat menerima email, jadi penting untuk melakukannya dengan benar. Berikut beberapa tip untuk menulis baris subjek yang efektif:
- Tetap pendek dan manis. Targetkan baris subjek yang tidak lebih dari 50 karakter.
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Bersikaplah spesifik dan hindari ambiguitas.
- Gunakan bahasa yang berorientasi pada tindakan. Gunakan kata kerja untuk menciptakan rasa urgensi atau kegembiraan.
- Personalisasikan baris subjek Anda. Gunakan nama penerima atau informasi relevan lainnya untuk menarik perhatian mereka.
- Hindari penggunaan kata-kata umum atau berisi spam, seperti “Gratis”, “Luar Biasa”, atau “Penawaran waktu terbatas”.
- Pastikan baris subjek Anda relevan dengan konten email.
Baris subjek Pengujian A/B
Salah satu cara untuk mengoptimalkan baris subjek Anda adalah melalui pengujian A/B. Ini melibatkan pengiriman dua versi email dengan baris subjek berbeda ke sekelompok kecil pelanggan dan mengukur versi mana yang berkinerja lebih baik. Anda kemudian dapat mengirimkan baris subjek yang berkinerja lebih baik ke pelanggan Anda yang lain.
Contoh baris subjek yang kuat
- “Jangan lewatkan penawaran eksklusif kami hanya untuk Anda!”
- “Bergabunglah dengan webinar kami dan bawa bisnis Anda ke level selanjutnya”
- “Dapatkan diskon 20% untuk pembelian berikutnya – Hanya dalam waktu terbatas”
- “Kami membutuhkan tanggapan Anda! Ikuti survei kami dan menangkan hadiahnya”
- “Akun Anda akan segera habis masa berlakunya – Perpanjang sekarang dan pertahankan keuntungan Anda”
Menyusun baris subjek yang efektif adalah kunci agar email Anda dibuka dan dibaca. Dengan mengikuti tips di atas, menjalankan pengujian A/B, dan menggunakan bahasa yang menarik, Anda dapat membuat baris subjek yang menarik perhatian pembaca dan mendorong tindakan.
Cara Menulis Email yang Efektif
Menulis email yang efektif memerlukan pendekatan bijaksana yang menyeimbangkan profesionalisme dengan teknik yang menarik perhatian. Pada bagian ini, kita akan membahas beberapa strategi utama untuk menarik perhatian pembaca sekaligus menghindari kesalahan umum.
Teknik untuk menarik perhatian pembaca
Salah satu cara efektif untuk menarik perhatian pembaca adalah dengan menggunakan baris subjek yang menarik. Baris subjek berfungsi sebagai titik masuk pertama ke email Anda dan harus singkat, deskriptif, dan relevan dengan minat penerima. Pertimbangkan untuk menggunakan kata kerja yang berorientasi pada tindakan, personalisasi, atau rasa urgensi untuk membuat baris subjek Anda menonjol.
Teknik lain untuk menarik perhatian pembaca adalah melalui penggunaan cerita. Dengan menyusun narasi yang sesuai dengan penerimanya, Anda dapat membangun hubungan yang lebih kuat dan meningkatkan keterlibatan. Mulailah dengan anekdot atau pengalaman pribadi yang berhubungan dengan pesan Anda dan ajak pembaca untuk menjadi bagian dari cerita tersebut.
Menghindari kesalahan umum
Saat menulis email, penting untuk mengingat beberapa kesalahan umum yang dapat mengurangi efektivitas pesan Anda. Beberapa kesalahan ini termasuk penggunaan bahasa yang terlalu formal atau informal, gagal mengoreksi kesalahan, mengirim email ke orang yang salah, atau lalai menindaklanjuti tepat waktu.
Untuk menghindari kesalahan ini, luangkan waktu untuk meninjau email Anda dengan cermat sebelum mengirimkannya. Pertimbangkan untuk menggunakan alat menulis daring yang dapat membantu mengidentifikasi kesalahan tata bahasa atau frasa yang janggal. Periksa kembali nama penerima, jabatan, dan alamat email untuk memastikan bahwa email Anda terkirim ke orang yang tepat.
Templat email DIY vs. profesional
Terakhir, saat membuat email, Anda mungkin bertanya-tanya apakah akan menggunakan pendekatan DIY atau template email profesional. Email buatan sendiri lebih dapat disesuaikan dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda. Namun, template tersebut mungkin tidak terlihat semulus dan seprofesional template yang telah dirancang sebelumnya.
Templat email profesional dapat menghemat waktu dan tenaga sekaligus memastikan pesan Anda terlihat ramping dan menarik secara visual. Mereka sering kali menampilkan elemen yang dapat disesuaikan dan dapat disesuaikan agar sesuai dengan gaya dan nada merek Anda. Saat memutuskan apakah akan menggunakan templat DIY atau profesional, pertimbangkan tingkat penyesuaian yang Anda perlukan dan dampak pesan yang Anda inginkan.
Menulis email yang efektif memerlukan kombinasi teknik yang menarik perhatian, menghindari kesalahan umum, dan memilih pendekatan yang tepat untuk kebutuhan Anda. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat membuat pesan menarik yang memberikan keseimbangan yang tepat dan pada akhirnya mencapai tujuan pemasaran email Anda.
Templat Email Tindak Lanjut
Sebagai tindak lanjut dari interaksi sebelumnya, email dapat menjadi cara yang efektif untuk memperkuat komunikasi dan memastikan bahwa pesan telah diterima dan dipahami. Namun, menyusun email tindak lanjut yang tepat dapat menjadi tantangan karena Anda harus mencapai keseimbangan yang tepat antara kegigihan dan kekesalan. Elemen penting dalam membuat email tindak lanjut yang berdampak adalah template yang digunakan. Berikut adalah beberapa komponen template email tindak lanjut yang efektif.
Contoh templat
Sebelum mempelajari cara menyesuaikan template email Anda, penting untuk memiliki titik awal. Berikut adalah beberapa contoh template email untuk digunakan sebagai referensi:
Tindak lanjut yang ramah – Pesan yang tidak terkesan memaksa namun memperkuat komunikasi yang telah terjadi. Misalnya, “Hai {Name}, saya harap Anda baik-baik saja. Hanya ingin memastikan Anda menerima laporan yang saya kirimkan minggu lalu. Saya belum mendapat kabar, jadi saya pikir mungkin ada baiknya untuk menindaklanjutinya.”
Tindak lanjut yang dipersonalisasi – Email yang menunjukkan bahwa Anda memperhatikan individu tersebut dan menambahkan sentuhan pribadi. Misalnya, “Hai {Name}, saya harap Anda menikmati {event/activity} ini. Sementara itu, saya bertanya-tanya apakah Anda memiliki pendapat tentang kolaborasi kami baru-baru ini karena saya belum mendapat kabar apa pun dari Anda.”
Tindak lanjut dengan nilai tambah – Email yang memberikan informasi atau sumber daya berharga di luar interaksi awal. Misalnya, “Hai {Name}, saya harap kamu baik-baik saja. Baru-baru ini saya menemukan artikel yang mungkin menarik bagi Anda mengingat diskusi kita tentang {topic}. Ini tautannya jika Anda tertarik.”
Kiat untuk penyesuaian
Setelah Anda memiliki contoh template, langkah selanjutnya adalah mempersonalisasikannya. Berikut beberapa tip untuk memandu Anda dalam menyesuaikan template email tindak lanjut Anda:
Tambahkan sentuhan pribadi – Gunakan nama penerima, akui interaksi sebelumnya, atau soroti minat yang sama untuk membuat koneksi.
Berikan konteks – Perkuat alasan untuk menghubungi, berikan informasi tambahan, atau rangkum komunikasi sebelumnya.
Ungkapkan rasa terima kasih – Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya, atau ungkapkan penghargaan atas kontribusinya.
Ringkas dan jelas – Jaga agar pesan tetap singkat, hindari ketidakjelasan, dan gunakan bahasa yang jelas.
Menyesuaikan template agar sesuai dengan merek atau industri
Meskipun templat memberikan titik awal yang sangat baik, penting untuk menyesuaikannya agar sesuai dengan merek atau industri Anda. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat mengadaptasi template email tindak lanjut Anda:
Suara merek – Email Anda harus memiliki nada, pesan, dan kesan keseluruhan yang sama dengan merek Anda untuk memastikan konsistensi.
Kebiasaan industri – Industri tertentu telah menetapkan konvensi atau terminologi yang mungkin relevan untuk disertakan dalam email Anda.
Target audiens – Anda ingin menyesuaikan pesan Anda agar relevan dengan peran atau industri penerima. Misalnya, jika Anda menghubungi manajer pemasaran, Anda mungkin fokus pada dampak pemasaran dari kolaborasi Anda.
Mengukur Tingkat Respons
Salah satu tujuan utama dari setiap kampanye email tindak lanjut adalah untuk menghasilkan tanggapan dari audiens Anda. Ini mungkin datang dalam bentuk pembukaan email, klik, atau bahkan balasan. Sebagai copywriter atau pemasar, penting untuk mengukur keberhasilan kampanye email Anda dan melacak tingkat responsnya untuk menentukan efektivitas pesan, konten, dan strategi Anda.
Ikhtisar Tingkat Respons
Tingkat respons mengacu pada persentase penerima yang merespons kampanye email Anda. Biasanya, tingkat respons dilacak dalam bentuk pembukaan email, klik, dan balasan. Pembukaan email mengukur berapa banyak penerima yang membuka email Anda, klik mengukur berapa banyak yang mengklik tautan dalam email Anda, dan balasan mengukur berapa banyak penerima yang meluangkan waktu untuk merespons email Anda secara langsung, baik melalui ajakan bertindak atau sekadar mengirimkan tanggapan. .
Tingkat respons dapat membantu Anda menentukan keberhasilan kampanye email tindak lanjut dan memberikan wawasan tentang cara meningkatkannya di masa mendatang. Tingkat respons yang rendah dapat menunjukkan bahwa pesan Anda tidak diterima oleh audiens Anda, atau bahwa email Anda tidak menjangkau audiens yang tepat.
Bagaimana mengevaluasi tingkat respons
Untuk mengevaluasi tingkat respons kampanye email tindak lanjut Anda, mulailah dengan mengidentifikasi sasaran Anda dan mengukur kinerja Anda terhadap sasaran tersebut. Misalnya, jika sasaran Anda adalah meningkatkan lalu lintas situs web, lacak jumlah klik dalam kampanye email Anda dan pantau lalu lintas situs web untuk melihat apakah ada peningkatan setelah email dikirim.
Cara lain untuk mengevaluasi tingkat respons adalah dengan membandingkannya dengan tolok ukur industri. Ada berbagai sumber daya yang tersedia online yang melacak rata-rata industri untuk kampanye email, seperti tarif buka email, rasio klik-tayang, dan rasio balasan. Gunakan tolok ukur ini sebagai panduan untuk menentukan bagaimana kampanye Anda dibandingkan pesaing Anda.
Terakhir, evaluasi tingkat respons Anda secara rutin, seperti mingguan atau bulanan, dan lakukan penyesuaian sesuai kebutuhan. Ini akan membantu Anda tetap mengetahui kinerja kampanye email Anda dan mengidentifikasi perubahan apa pun yang perlu dilakukan untuk meningkatkan tingkat respons.
Menganalisis data
Setelah Anda mengukur tingkat respons, penting untuk menganalisis data guna mendapatkan wawasan tentang cara meningkatkan kampanye email tindak lanjut Anda. Anda dapat menggunakan teknik analisis data untuk mengidentifikasi pola, tren, atau faktor lain yang dapat memengaruhi tingkat respons Anda, seperti waktu pengiriman email atau baris subjek.
Salah satu cara sederhana untuk menganalisis data Anda adalah dengan membuat spreadsheet yang berisi informasi tentang kampanye email Anda, seperti baris subjek, tanggal dan waktu pengiriman, jenis email, dan tingkat respons. Dengan mengatur data dengan cara ini, Anda dapat mengidentifikasi tren dan membandingkan berbagai elemen kampanye email Anda untuk melihat mana yang berhasil dan mana yang tidak.
Mengukur tingkat respons adalah komponen penting dari setiap kampanye email tindak lanjut. Ini dapat membantu Anda mengukur keberhasilan kampanye email Anda dan memberikan wawasan tentang cara meningkatkannya di masa mendatang.
Mengenali dan Menanggapi Gaya Komunikasi yang Berbeda
Komunikasi yang efektif adalah salah satu keterampilan paling penting bagi profesional mana pun, dan ini menjadi lebih penting lagi dalam email tindak lanjut. Namun, tidak semua orang berkomunikasi dengan cara yang sama. Memahami dan beradaptasi dengan gaya komunikasi yang berbeda dapat membuat perbedaan besar dalam mencapai keseimbangan yang tepat dalam email tindak lanjut Anda. Pada bagian ini, kita akan membahas hal berikut:
Ikhtisar Berbagai Gaya Komunikasi
Ada beberapa gaya komunikasi yang berbeda, dan memahaminya dapat membantu Anda menyesuaikan pesan untuk menciptakan komunikasi yang lebih efektif. Beberapa gaya komunikasi yang paling umum meliputi:
- Langsung: Gaya ini ditandai dengan sikap lugas dan to the point. Orang yang menggunakan gaya ini cenderung menghargai efisiensi dan tidak suka membuang-buang waktu.
- Tidak Langsung: Gaya ini cenderung lebih ragu-ragu, karena orang lebih mengutamakan kesopanan daripada keterusterangan. Orang yang menggunakan gaya ini mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menyampaikan maksudnya, tetapi menghargai membangun hubungan.
- Analitis: Orang dengan gaya ini cenderung berorientasi pada detail dan menghargai akurasi, sering kali ingin menggali lebih dalam detail dan fakta.
- Intuitif: Orang dengan gaya ini mungkin lebih mengandalkan intuisi dan perspektif gambaran besar. Mereka cenderung melihat pola sebelum orang lain dan menghargai kreativitas dan inspirasi.
- Fungsional: Gaya ini didasarkan pada hierarki dan logika, dengan orang-orang lebih menghargai kompetensi dan kemahiran teknis daripada membangun hubungan.
Mengidentifikasi Gaya Komunikasi
Mengenali gaya komunikasi yang berbeda bisa jadi menantang, namun tanda-tanda yang harus diwaspadai mencakup pilihan kata, nada suara, dan gerak tubuh. Anda juga dapat bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan seperti: Apakah orang tersebut sering berbicara, atau apakah mereka berhenti sejenak sebelum berbicara? Apakah mereka lebih fokus pada gambaran besarnya, atau ingin mendalami detailnya?
Menyesuaikan Nada Pesan Anda
Setelah Anda mengidentifikasi gaya komunikasi, langkah selanjutnya adalah menyesuaikan nada dan gaya pesan Anda agar sesuai dengan penerimanya. Berikut beberapa tip yang perlu diingat:
- Bicaralah dalam bahasa mereka: Sesuaikan bahasa dan nada Anda agar sesuai dengan gaya komunikasi penerima. Jika pendekatannya cenderung tidak langsung, hindari bersikap terlalu kasar atau terus terang, sementara komunikator langsung mungkin lebih memilih pendekatan yang lebih ringkas.
- Tetap jelas: Apa pun gaya komunikasi yang Anda gunakan, pastikan pesan Anda jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon atau konsep abstrak yang dapat membingungkan.
- Tekankan manfaat: Jika Anda mencoba membujuk seseorang untuk mengambil tindakan, pastikan Anda menyoroti manfaat tindakan tersebut dengan cara yang selaras dengan gaya komunikasinya. Komunikator langsung mungkin lebih menyukai manfaat praktis, sedangkan komunikator intuitif mungkin lebih termotivasi oleh visi gambaran besar.
- Sesuaikan kecepatan mereka: Orang dengan gaya komunikasi berbeda mungkin memiliki preferensi berbeda dalam hal seberapa cepat atau lambat mereka ingin menerima informasi. Perhatikan kecepatan mereka dan cobalah untuk mencocokkannya sebanyak mungkin.
Memahami Berbagai Jenis Email Tindak Lanjut
Email tindak lanjut adalah bagian penting dari setiap strategi komunikasi yang efektif. Mereka membantu Anda selalu diingat oleh klien dan prospek Anda, dan dapat membantu Anda mencapai kesepakatan dan membangun hubungan yang lebih baik. Di bagian ini, kita akan menjelajahi tiga jenis email tindak lanjut dan cara mencapai keseimbangan yang tepat.
Tindak lanjut setelah Pertemuan yang Sukses
Menindaklanjuti pertemuan yang sukses sangat penting untuk mempererat hubungan dan menjaga percakapan tetap berjalan. Dalam jenis email tindak lanjut ini, Anda ingin mengucapkan terima kasih kepada orang tersebut atas waktunya dan merangkum poin-poin penting pertemuan tersebut. Email ini juga dapat menjadi peluang untuk berbagi informasi atau sumber daya tambahan yang mungkin relevan dengan percakapan.
Saat menyusun email tindak lanjut jenis ini, usahakan tetap singkat dan langsung pada sasaran. Penerima Anda kemungkinan besar sibuk, jadi hargai waktu mereka. Aturan praktis yang baik adalah mengirim email dalam waktu 24 jam setelah rapat. Dengan cara ini, Anda dapat memanfaatkan momentum dan menjaga percakapan tetap berjalan.
Setelah Tidak Ada Respons dari Penerima
Terkadang meskipun Anda sudah berusaha sebaik mungkin, Anda mungkin tidak menerima tanggapan dari penerima. Dalam hal ini, tindak lanjut sangat penting agar percakapan tetap berjalan. Namun, penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara kegigihan dan menghargai waktu orang lain.
Saat menyusun email tindak lanjut jenis ini, bersikaplah lembut dan hormat dalam nada bicara Anda. Asumsikan penerima sedang sibuk dan tidak punya waktu untuk membalas email awal Anda. Anda dapat menindaklanjutinya setelah 2-3 hari kerja dan menekankan pentingnya permintaan Anda. Sebutkan bahwa Anda menghargai waktu mereka dan Anda memahami jika mereka tidak ada atau tidak tertarik.
Mengirim Email Tindak Lanjut ke Klien yang Bingung
Mengirim email tindak lanjut ke klien yang putus asa dapat menjadi tantangan, namun penting untuk menjaga hubungan positif dan memberikan dukungan. Dalam email jenis ini, penting untuk menunjukkan empati dan menawarkan solusi terhadap masalah klien. Hindari menggunakan pendekatan yang bersifat umum atau umum, karena hal ini dapat terkesan tidak bersifat pribadi dan tidak tulus.
Mulailah email Anda dengan mengakui perasaan dan kekhawatiran klien. Biarkan mereka tahu bahwa Anda memahami perasaan mereka dan bahwa Anda ada untuk mendukung mereka. Kemudian, tawarkan solusi atau alternatif terhadap masalah tersebut. Berikan langkah-langkah yang jelas dan ringkas yang dapat diambil klien untuk menyelesaikan masalah tersebut. Pastikan untuk menawarkan bantuan jika mereka membutuhkan bantuan lebih lanjut.
Email tindak lanjut dapat membantu Anda mencapai kesepakatan, membangun hubungan, dan memberikan dukungan kepada klien. Memahami berbagai jenis email tindak lanjut dan cara menyusunnya secara efektif sangat penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat. Dengan menjaga email Anda tetap singkat, penuh hormat, dan empati, Anda dapat menciptakan kesan positif sekaligus mencapai tujuan Anda.
Menindaklanjuti dengan Klien Potensial
Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, menindaklanjuti klien potensial sangat penting untuk membangun hubungan dan pada akhirnya mencapai kesepakatan. Namun, mencapai keseimbangan yang tepat antara ketekunan dan tidak menjadi pengganggu dapat menjadi sebuah tantangan.
Membangun Hubungan
Membangun hubungan dengan klien potensial Anda adalah langkah pertama dalam tindak lanjut yang efektif. Penting untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda peduli terhadap kebutuhan mereka, memahami tantangan mereka, dan dapat memberikan solusi. Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan mengerjakan pekerjaan rumah Anda dan meneliti klien potensial Anda. Ini akan membantu Anda menjalin hubungan dengan mereka secara lebih pribadi dengan menunjukkan bahwa Anda memahami industri mereka, tantangan yang mereka hadapi, dan bagaimana produk atau layanan Anda dapat membantu.
Aspek penting lainnya dalam membangun hubungan adalah memberikan kesan pertama yang positif. Interaksi pertama Anda dengan calon klien sangatlah penting, jadi pastikan Anda tampil profesional dan ramah. Ingatlah untuk mempertahankan tingkat antusiasme tanpa terdengar memaksa atau putus asa.
Menjaga Komunikasi
Setelah menjalin hubungan, penting untuk menjaga komunikasi dengan calon klien. Email tindak lanjut, panggilan telepon, atau pertemuan tatap muka adalah cara yang bagus untuk tetap berhubungan. Namun, penting untuk tidak melakukannya secara berlebihan, karena terlalu banyak kontak dapat dianggap memaksa atau mengganggu.
Untuk menjaga komunikasi secara efektif, pastikan interaksi tindak lanjut Anda tepat waktu, relevan, dan informatif. Tawarkan wawasan industri yang relevan secara berkala kepada calon klien, pembaruan mengenai produk atau layanan Anda, atau undang mereka ke acara industri yang Anda hadiri. Tingkat personalisasi ini akan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda benar-benar peduli dengan bisnis mereka dan bahwa Anda adalah sumber daya yang berharga.
Mengurutkan Email
Membuat rangkaian email tindak lanjut adalah cara efektif untuk tetap berhubungan dengan calon klien tanpa terlalu mengganggu. Penting untuk memastikan bahwa urutan Anda memiliki waktu dan struktur yang tepat, dan setiap email memenuhi tujuannya.
Email pertama dalam urutan Anda harus menjadi email perkenalan, yang harus dikirim segera setelah kontak awal. Email ini harus mencakup perkenalan singkat, penjelasan tentang bagaimana produk atau layanan Anda dapat membantu, dan ajakan bertindak.
Email kedua harus dikirim satu minggu setelah email pertama. Email ini harus menjadi pengingat akan layanan Anda dan bagaimana layanan tersebut dapat bermanfaat bagi calon klien. Anda juga dapat menambahkan lebih banyak informasi tentang produk atau layanan Anda, yang dapat membantu mereka dalam bisnisnya.
Email ketiga harus dikirim dua minggu setelah email kedua. Email ini harus menunjukkan bahwa Anda peduli dengan bisnis mereka dan bagaimana Anda dapat membantu memecahkan masalah mereka. Anda dapat menawarkan mereka demo atau uji coba gratis produk atau layanan Anda untuk menarik mereka agar bekerja sama dengan Anda.
Pikiran Terakhir
Tindak lanjut yang efektif dengan klien potensial adalah tentang keseimbangan. Anda ingin gigih tanpa terlalu memaksa atau putus asa.
Contoh email Tindak Lanjut yang Berhasil
Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, email tindak lanjut memainkan peran penting dalam mendorong konversi dan membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan Anda. Di bagian ini, kita akan mempelajari beberapa contoh email tindak lanjut yang berhasil, teknik yang digunakan untuk tindak lanjut yang efektif, dan beberapa studi kasus tentang pemasar yang sukses.
Ikhtisar Email Pemasaran yang Sukses
Email pemasaran yang sukses adalah email yang beresonansi dengan audiens Anda, menyampaikan pesan Anda secara efektif, dan pada akhirnya mendorong tindakan yang diinginkan. Beberapa elemen yang membentuk email pemasaran yang sukses adalah:
- Baris subjek yang jelas dan menarik sehingga menarik penerima untuk membuka email
- Konten yang dipersonalisasi yang berhubungan dengan minat dan preferensi penerima
- Pesan yang jelas dan ringkas yang menyampaikan inti email
- Ajakan bertindak yang memudahkan penerima mengambil tindakan yang diinginkan
Teknik yang Digunakan untuk Tindak Lanjut yang Efektif
Agar email tindak lanjut Anda efektif, Anda perlu mengikuti beberapa praktik terbaik. Beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk membuat email tindak lanjut yang efektif adalah:
- Waktu: Waktu email tindak lanjut Anda memainkan peran penting dalam keberhasilannya. Pastikan untuk mengirimkan email pada waktu yang tepat, sehingga tidak terkesan terlalu memaksa atau terlambat.
- Personalisasi: Personalisasi email, termasuk nama penerima, interaksi sebelumnya dengan merek Anda, dan informasi relevan lainnya, dapat membuatnya lebih relevan dan meningkatkan peluang tanggapan.
- Pesan yang jelas dan ringkas: Jaga agar pesan Anda jelas dan ringkas agar penerima mudah memahami permintaan atau penawaran Anda.
- Memberikan nilai: Memberikan nilai kepada penerima dengan berbagi informasi, sumber daya, atau tips relevan yang dapat membantu mereka memecahkan masalah atau mencapai tujuan mereka.
- Urutan tindak lanjut: Urutan tindak lanjut yang terencana dapat membantu Anda selalu diingat dan membangun kepercayaan dengan prospek atau pelanggan Anda.
Studi Kasus Pemasar yang Sukses
Mari kita lihat beberapa studi kasus tentang pemasar sukses yang menggunakan email tindak lanjut untuk mendorong konversi, membina hubungan, dan mencapai tujuan mereka.
- HubSpot – HubSpot menggunakan urutan tindak lanjut untuk mendorong pendaftaran baru guna melengkapi profil mereka dan mengatur panggilan konsultasi gratis dengan tim mereka. Urutannya mencakup beberapa email yang dipersonalisasi yang memberikan nilai dan ajakan bertindak yang jelas.
- Airbnb – Airbnb menggunakan email tindak lanjut yang dipersonalisasi dan tepat waktu untuk mendorong pemulihan keranjang yang ditinggalkan dan mengurangi pengantaran. Email tindak lanjut mereka mencakup informasi tambahan tentang peluang pemesanan yang terlewatkan, properti tambahan yang mungkin menarik bagi pelanggan, dan ajakan bertindak yang jelas untuk menyelesaikan pemesanan.
- Buffer – Buffer menggunakan urutan tindak lanjut untuk mendorong pelanggan yang sudah lama tidak menggunakan layanan mereka untuk kembali dan mencobanya lagi. Urutannya mencakup email yang dipersonalisasi dan informatif yang memberikan nilai, mengatasi masalah umum, dan menawarkan insentif untuk mengaktifkan kembali akun.
Email tindak lanjut yang sukses sangat penting dalam menciptakan kampanye pemasaran yang sukses.
